Image
7.1.2015 0 Comments

Ako na to: Automatické spracovanie dokumentov pre začiatočníkov

ITN ako nato_digitalizacia dokumentov.jpg Bezpapierová kancelária, digitalizácia dokumentov a automatické spracovanie faktúr - podľahli ste už aj vy týmto trendom alebo nad tým len uvažujete? Niet divu, na prvý pohľad sa zdá byť zrejmé, že ak začneme namiesto manuálneho prepisovania faktúr či iných dokumentov s ich digitalizáciou a automatickým vyťažovaním dát, musíme na ich spracovaní touto formou ušetriť, spracovanie zrýchliť a byť teda efektívnejší v každom ohľade.

Je to ale skutočne tak? Ešte predtým ako sa vrhnete na 'trendy' vyťažovanie dokladov, položte si najskôr niektoré zo základných otázok.

Akí 'kultivovaní' sú vaši dodávatelia

Zjednodušene môžeme konštatovať, že ak máte na vstupe nekvalitnú faktúru vytlačenú na nekvalitnom papieri, prípadne rôznu farebnú kombináciu pozadia, textu a loga, nemôžete očakávať kvalitný výstup. Samotná digitálna podoba bude v poriadku, ale vyťažené dáta bude ešte potrebné manuálne validovať. Šanca plnej automatizácie vyťaženia je teda nízka.

Spracovanie papiera vás vyjde vždy draho

Mohlo by sa zdať, že skenovanie a následné vyťaženie dokladu je začiatkom procesu. Avšak, nie je to vždy tak. V prípade, že sa pustíte do vyťažovania papierových dokladov, počítajte s prácami ako roztriedenie dokladov, ich rozspinkovanie, prípadne olepenie čiarových kódov a podobne. Až potom nasleduje samotná digitalizácia a vyťaženie dokladu. Na tieto prípravné činnosti sa často zabúda, avšak práve oni tvoria podstatnú časť nákladu za vyťažovanie. Výrazne ušetriť náklady sa vám podarí len v prípade, že je vám dodávateľ schopný zasielať faktúru už v elektronickom formáte, a to aj keď v neštruktúrovanom PDF súbore.

Ktoré dáta z dokladov potrebujete

Dôležité je vedieť, ktoré dáta z faktúr či dokumentov skutočne potrebujete vyťažiť. Potrebujete 'iba' hlavičkové údaje, alebo aj riadky? Nie je efektívne vyťažovať všetky dáta, zamerajte sa preto radšej len na údaje, ktoré naozaj potrebujete.

Stanovte si jasný cieľ

Stanovte si jasný cieľ, čo primárne od vyťažovania faktúr očakávate. Chcete ušetriť náklady alebo chcete vyriešiť elektronické schvaľovanie nákupov či inú oblasť? Toto všetko má vplyv na konečný koncept riešenia. Ak je primárny cieľ schvaľovací proces, vyťažovanie dokladov môže byť na príťaž a schvaľovanie vyriešte radšej jednoduchou digitalizáciou a manuálnym prepisom 2-3 základných polí.

OCR Systém je 'živý' organizmus

Pripravte sa na to, že úspešnosť vyťaženia jednotlivých opakujúcich sa dokladov môže byť vždy iná. Na vyťaženie dokladu z papiera vplýva totiž množstvo faktorov, a to aj banálny ako už spomínaná kvalita papiera, čistota skenovacieho zariadenia a podobne. Zároveň sa menia postupne aj požiadavky na vyťažované polia, napríklad v dôsledku legislatívnej zmeny, kedy pribudne nová úroveň DPH a podobne.

Outsourcujte

V prípade teda, že sa rozhodnete pre elektronické spracovanie papierových faktúr či iných dokladov, máte v princípe dve možnosti. Drahšou možnosťou je zakúpenie vlastného OCR softvéru, lacnejšou variáciou je outsourcing tejto služby. Pri outsourcingu vám dodávateľ zabezpečí komplexné služby súvisiace s vyťažovaním dokladov vrátane triedenia, lepenia čiarových kódov, skenovania, doplnenia potrebných údajov a archivácie a dokáže vám zabezpečiť prístup k spracovaným dátam už do 24 hodín od ich doručenia.

Fungujte bezpapierovo

Ideálnym riešením je však, ak prejdete z „papierového" riešenia priamo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to rozhodne krok správnym smerom. Papierové doklady postupne miznú z nášho profesijného života a bude tomu tak aj naďalej. Nasvedčuje tomu aj legislatíva, ktorá prestáva postupne papierové dokumenty striktne vyžadovať.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

Internet 1

Prečo Google v utorok večer nefungoval?

24.11.2016 00:15

V utorok večer postihol služby Googlu rozsiahly výpadok, ktorý trval zhruba dve hodiny a zasiahol vo veľkej miere krajiny strednej Európy vrátane Česka a Slovenska. Používatelia nemali prístup k vyhľa ...

Internet

Instagram konkuruje Facebooku a Snapchatu. Zavádza živé video a miznúce správy

24.11.2016 12:00

Instagram sa pri svojich novinkách už aj v minulosti inšpiroval Snapchatom a tentoraz podľa jeho vzoru pridáva aj živé videá a miznúce správy. Živé videá čoskoro umožnia používateľom jednoduchým stla ...

Internet

Sociálna sieť LinkedIn v Rusku končí, ďalší na rade je Facebook a Twitter

18.11.2016 00:06

Federálna služba pre dozor v oblasti telekomunikácií, informačných technológií a masmédií (Roskomnadzor) vo štvrtok oznámila, že nariadila poskytovateľom komunikačných služieb zablokovať prístup na Li ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

Kyocera - prve-zariadenia-formatu-a4-s-vykonom-a3

Najnovšie videá