SAMSUNG_102020 SAMSUNG_102020 SAMSUNG_102020 Advertisement

Na dokumenty sa musí s rozumom / „Po starom“ to prestáva fungovať…

0

Špeciálny projekt

Ťažko by sme našli organizáciu, ktorá nepracuje s dokumentmi. Objem administratívy pritom stále rastie, našťastie sú k dispozícii nástroje na jej zvládanie. 

» Spracovanie dokumentov má množstvo podôb, ale často ide o väčší či menší chaos. Prípadne o zdanlivý, bližšie neopísaný systém, ktorý má v danej organizácii pod palcom len niekoľko málo ľudí. Niekedy dokonca len jediný človek, s ktorého odchodom by nastal dokumentový Armageddon.

Na efektívnu prácu s dokumentmi sú nevyhnutné dobre nastavené procesy. Určujú, akými čiastkovými krokmi má spracovanie prebehnúť, a to v závislosti od konkrétneho typu dokumentu, kto nesie za dokument v jednotlivých fázach zodpovednosť, kto ho má schváliť, čo sa má stať pri zmenách, kto a s akými oprávneniami má k dokumentu prístup a podobne. Presné procesy sú takisto poistkou proti chybám spôsobeným zlyhaním ľudského faktora. Príliš zložité pravidlá či procesy však môžu viesť k opaku, teda k ignorovaniu opatrenia a k ešte väčšiemu chaosu.

Našťastie môžeme pracovať s digitálnou podobou dokumentov a vďaka takzvaným systémom DMS (Document Management System) ich spracúvať výrazne efektívnejšie. Tak organizácia šetrí aj čas a zvyšuje produktivitu práce. Príkladom takéhoto systému je DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition.

„Dôležité je pochopiť, že takmer nič z uvedeného by sa nedalo
efektívne zariadiť pomocou jednoduchých úložísk.“

Pokročilý systém DMS zabezpečuje automatizovaný a riadený obeh dokumentov naprieč celou organizáciou. Funguje predovšetkým na báze nasledovania definovaných postupov a pravidiel, riadenia prístupu podľa používateľských rolí aj individuálnych oprávnení a zabezpečenia práce vždy s aktuálne platnou (alebo podľa potreby historickou) verziou daného dokumentu. Vie napríklad automaticky strážiť platnosti dokumentov alebo prepojovať súvisiace dokumenty, viesť podrobnú evidenciu revízií a zmien alebo podporuje preukázateľné zoznamovanie s obsahom.

V súvislosti s DMS čoraz častejšie hovoríme aj o takzvanej robotizácii dokumentov. Po­užívateľ vloží dokument, algoritmy na vyťažovanie dát strojovo získajú potrebné metadáta a na ich základe dôjde k automatickému vstupnému zatriedeniu do správnych oblastí v úložisku. Pripravené roboty potom spustia schvaľovacie procesy na zodpovedné osoby, nastavia termíny splnenia a pod. Samozrejmosť je možnosť pokročilého vetvenia. V spolupráci so systémami spracovania dát na báze umelej inteligencie možno dosiahnuť doposiaľ nevídanú efektivitu spracovania dokumentov.

Nasadenie systému DMS, ako je eDoCat, prináša aj podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou. Už v rámci analýzy a implementácie DMS odhalí nestranný pohľad dodávateľa viacero možností, ako chod organizácie optimalizovať – možnosti, ktoré zamestnancov ani vedenie organizácie nenapadnú. Tak prečo zbytočne riskovať a neskúsiť DMS používať?

 

Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio

Všetky autorove články

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať