Image
17.6.2019 0 Comments

Ako skrotiť dokumenty vo firme? Odpoveďou je DMS

V civilizovanom svete azda neexistuje nik, kto by nepracoval s dokumentmi. Ba čo viac, ich množstvo je doslova obrovské a ich efektívne spracovanie má vplyv na chod prakticky akejkoľvek organizácie. Našťastie už nejaký čas máme 21. storočie a mnohé dokumenty využívame v elektronickej podobe.

Treba podotknúť, že digitálna forma sama osebe nemusí znamenať výhru. No vďaka možnostiam takzvaných systémov DMS (Document Management System) je spracovanie elektronických dokumentov výrazne efektívnejšie a ľahšie. Príklad konkrétneho systému tohto typu je DMS eDoCat, ktorý spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition.

Riadene!

Systém DMS zabezpečuje automatizovaný riadený obeh dokumentov naprieč celou organizáciou. Ide predovšetkým o možnosť automatického, pritom prirodzeného dodržiavania definovaných postupov a jednoduchých pravidiel. Inými slovami, s dokumentmi nemožno pracovať úplne ľubovoľne, ale tak, ako sa v mene dosiahnutia optimálneho a opakovateľného výsledku v rámci konkrétneho dokumentového procesu predpokladá. Navyše majú používatelia istotu, že vždy pracujú so správnou – obyčajne naposledy aktuálnou – verziou dokumentu a že sa dostanú len k tým dokumentom, ku ktorým majú mať prístup (oprávnenia možno riadiť centrálne a s maximálnou granularitou).

Riadená dokumentácia prináša výhodu naprieč rôznymi odbormi i celými vertikálami. V systéme eDoCat sú napríklad k dispozícii preddefinované procesy, ktoré výrazne zjednodušujú splnenie legislatívnych požiadaviek a noriem. Nechýbajú ani také vychytávky, ako je automatické stráženie platnosti dokumentov, podrobná evidencia revízií a zmien alebo podpora preukázateľného oboznamovania sa s obsahom (azda všetky firmy riešia, že si ich zamestnanci musia daný dokument, či už je to norma, interný predpis, alebo dôležité oznámenie, naozaj prečítať.

Výhody, kam len oko dovidí

Každá slovenská právnická osoba by mala využívať elektronické schránky. A jedna z výhod pokročilých DMS je možnosť integrácie práve so systémom elektronických schránok. V rámci tohto prepojenia možno dokumentové workflow nastaviť tak, že príjem správy z elektronickej schránky sa uskutočňuje automaticky vrátane plnej podpory následného spracovania. Rovnako, ako keby išlo o akýkoľvek iný dokument. Systém eDoCat si vedľa elektronických schránok rozumie napríklad aj s Centrálnym registrom zmlúv.

V budúcnosti možno prídu čisto „bezpapierové“ kancelárie, dnes však ešte stále treba pracovať s množstvom dokumentov v tradičnej papierovej podobe. Aby bolo možné dosiahnuť na všetky výhody DMS, musí byť k dispozícii aj bezproblémová digitalizácia. Všetko sa začína na hardvérovej úrovni, dôležitá je kvalita i spoľahlivosť skenerov, podpora dávkového spracovania aj skenovanie rôznorodých materiálov a optické rozpoznávanie znakov.

DMS eDoCat sa môže pochváliť podporou strojového vyťažovania zo všetkých štruktúrovaných a pološtruktúrovaných dokumentov. Umožňuje teda vykonávať komplikovanejšie overovanie, napríklad automatickú kontrolu doby splatnosti na prijatej faktúre, kontrolu správnosti sumarizačných polí a podobne. Samozrejme, kontroly môžu byť veľmi špecifické a komplexné. V podstate možno akýkoľvek údaj získaný z dokumentu overovať oproti ostatným prvkom podnikovej informačnej architektúry, napríklad ERP alebo CRM – záleží len na miere integrácie.

Moderné systémy DMS toho ponúkajú ešte oveľa viac. Za zmienku stojí podpora súvisiacich dokumentov, vďaka ktorej možno v systéme eDoCat prepájať logicky súvisiace dokumenty do jedného elektronického priečinka. Úplne prirodzené je pre eDoCat sledovanie celého životného cyklu každého dokumentu vrátane histórie jeho prechodu organizáciou, rozsiahle notifikačné možnosti alebo detailné protokolovanie prístupov k dokumentom.

Nasadenie systému DMS vrátane eDoCat prináša firmám vďaka výrazne efektívnejším procesom práce s dokumentmi podstatné zníženie nákladov spojených s administratívou. A nižšiu chybovosť. Prínosy sú viditeľné už v rámci implementácie. Definovanie používateľských rolí alebo spôsobov narábania s dokumentmi totiž predchádza hĺbková analýza procesov a spôsobov, ako organizácia s týmto typom dát pracuje. Nestranný pohľad dodávateľa vedie často k odhaleniu viacerých možností, ako chod firmy zefektívniť – možností, ktoré zamestnancom ani vedeniu firmy nemusí vôbec napadnúť.

eDoCat

DMS eDoCat je k dispozícii tak v tradičnej on-premise podobe, keď ho klient prevádzkuje na svojej infraštruktúre a má všetko pod plnou kontrolou, ako aj v režime softvér ako služba (SaaS), umožňujúcom efektívne rozloženie nákladov a prenesenie starostí s prevádzkou na tím špičkových profesionálov.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

ITPro

Agendové systémy

04.12.2019 11:28

Ako transformovať zložité papierové organizácie na prehľadne a efektívne fungujúce celky Čo sú agendové systémy Agendové systémy sú špecifické druhy softvéru, ktoré sa používajú na vytvorenie elektro ...

ITPro

Základ úspešného DMS? Efektívna digitalizácia!

12.11.2019 14:22

Špeciálny projekt Správa dokumentov, papierových i elektronických, je jedna zo základných agend každej organizácie. V prípade digitálnych dokumentov uľahčujú potrebné procesy takzvané systémy DMS (Do ...

ITPro

Čo je to lidaretto?

14.11.2019 00:10

Špeciálny projekt Lidaretto je malý mobilný laserový skener, nazývaný aj lidar, vyrobený na Slovensku. Vďaka jeho kompaktným rozmerom a hmotnosti len asi 1,5 kg ho možno použiť na viacerých mobilných ...

Žiadne komentáre

ACER_122019

Videá