Základ úspešného DMS? Efektívna digitalizácia!

0

Špeciálny projekt

Správa dokumentov, papierových i elektronických, je jedna zo základných agend každej organizácie. V prípade digitálnych dokumentov uľahčujú potrebné procesy takzvané systémy DMS (Document Management System). Môže ísť o čisto komerčný uzavretý produkt alebo o riešenie využívajúce open source technológie, ako je napríklad DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na ­platforme Alfresco Community Edition.

Komplexne a dôsledne

Aby centrálna správa dokumentov vrátane riadenia ich obehu fungovala efektívne, nemôže ísť len o softvér a dokumentový workflow. Dôležitá je aj bezproblémová digitalizácia existujúcich alebo novo prijatých papierových dokumentov. Súčasťou celého riešenia by preto mali byť aj spoľahlivé a dostatočne výkonné skenery, ktoré podporujú dávkové spracovanie a poradia si s rôznorodými materiálmi vrátane tých s veľkou gramážou. A takisto s rôznou mierou poškodenia a deformácií skenovaných podkladov. Elektronizáciu dokumentov uľahčí aj podpora optického rozpoznávania znakov v rôznych jazykoch, ktoré môže zabezpečovať priamo aj DMS – tak je to aj v prípade systému eDoCat, ktorý okrem toho dokáže proces digitalizácie úplne zautomatizovať.

Obrovská výhoda automatizácie je možnosť definovať, čo má systém s novým dokumentom urobiť. Napríklad eDoCat taký dokument sám zatriedi a podľa zodpovedajúceho workflow vykoná potrebné operácie. Tieto úkony pritom môžu byť pomerne rôznorodé vrátane priradenia dokumentu na ďalšie spracovanie konkrétnym používateľom a ich informovanie prostredníctvom určených komunikačných kanálov. O všetkom sa navyše vedú podrobné audítorské záznamy.

Väčšia rýchlosť, menej chýb

Zjednodušovanie a automatizácia digitalizácie vedú nielen k podstatnému zrýchleniu práce s dokumentmi (nie je nevyhnutné zadávať ich do systému ručne), ale aj k výraznému sprehľadneniu uložených dát a k zníženiu chybovosti spôsobenej ľudským faktorom. Pri spracovaní dokumentov sú práve ľudské omyly najčastejšou príčinou problémov. Maximálna eliminácia týchto rizík prispieva k zefektívneniu dokumentových procesov aj k zníženiu celkových nákladov na vlastníctvo riešení DMS.

Podpora digitalizácie pozitívne ovplyvňuje aj spokojnosť zamestnancov. Vďaka odbúraniu neraz únavných a stereotypných činností sú ľudia všeobecne šťastnejší a môžu energiu venovať zmysluplnejším aktivitám, napríklad sofistikovaným analýzam dokumentov. A to je výhoda, na ktorú sa v úvahách o digitalizácii veľmi často zabúda – firmy občas zostávajú v zajatí tradičných paradigiem, kde papierové dokumenty vnímajú ako nutné zlo, s ktorým vlastne nemôžu nič robiť.

Na digitalizáciu nadväzuje podpora strojového vyťažovania zo všetkých štruktúrovaných a pološtruktúrovaných dokumentov, a to vrátane vykonávania komplikovaného overovania, napríklad kontroly doby splatnosti na prijatej faktúre. Vyťažovanie štruktúrovaných dát takisto umožňuje automatické spúšťanie zodpovedajúcich workflow, napríklad schvaľovacích workflow, alebo automatické prepájanie dokumentov podľa množstva pohľadov. Tak eDoCat ešte viac eliminuje stereotypné a na chyby náchylné činnosti.

Dokonalý prehľad ako odmena

V kombinácii s ostatnými funkciami DMS možno vybudovať prostredie na správu dokumentov, ktoré dokáže automatizovane, riadene a kontrolovateľne pokryť všetky dokumentové procesy organizácie a ponúknuť dokonalý prehľad o všetkých vzájomne prepojených alebo súvisiacich dokumentoch. A firmy tak výrazne priblíži k čisto bezpapierovým kanceláriám.

 

Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio

Všetky autorove články
DMS digitalizacia

Pridať komentár