Slovak Telekom a Microsoft: Tímová spolupráca pre home office

0

Špeciálny projekt

V súčasnosti už len málokto pracuje na projekte či dokumente sám. Stále viac a viac sa musíme spoliehať na spoluprácu v tímoch, skupinách, často už nielen v rámci svojej organizácie či firmy, ale aj mimo nej. Nástroje na tímovú spoluprácu sú koncipované tak, aby umožnili členom tímu participovať na projekte či dokumente odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. A práve táto vlastnosť je neoceniteľná v situácii, keď mnohí zamestnanci musia pracovať z domu.

Kľúčová vlastnosť nástroja na tímovú spoluprácu je čo najužšia integrácia s aplikáciami na tvorbu dokumentov a na plánovanie času či organizácie úloh. U nás sa na tieto účely vo firmách najčastejšie využíva balík ­Office 365. V rámci neho sa na komunikáciu medzi členmi tímu používa služba Microsoft Teams. Teams integruje funkcie Office 365 potrebné na tímovú spoluprácu vrátane aplikácií Yammer, Planner či Stream. Medzi základné scenáre patria konferenčné hovory a videohovory. Samozrejmá je možnosť práce s dokumentmi aplikácií balíka Office priamo z prostredia Teams.

Teams je vlastne nová pracovná plocha pre skupinu, ktorá pracuje na rovnakom projekte alebo zadaní. Každému členovi tímu umožňuje vidieť komunikáciu v jeho pracovnej skupine na jednom mieste, ale nielen to. Cez Teams priamo a jednoducho môže zdieľať dokumenty, ako sú zmluvy alebo projektové podklady, svojim kolegom. Dokumenty možno upravovať v reálnom čase a netreba čakať na pripomienky a ich následné zapracovanie.

Ak člen tímu potrebuje niečo spresniť v časti, ktorú spracúval kolega, jednoducho ho kontaktuje cez čet alebo audio/videohovor. Ak sa viacerí členovia tímu potrebujú zhodnúť na ďalších krokoch, jednoducho vytvoria konferenčný hovor, pri ktorom si môžu priamo otvoriť prezentáciu alebo dokument.

Pracovné či projektové tímy majú určité špecifiká, preto riešenie Teams poskytuje široké možnosti prispôsobiť virtuálne pracovné prostredie tak, aby spĺňalo konkrétne požiadavky. Členovia tímu môžu vytvoriť komunikačné kanály a pomocou nich usporiadať konverzácie podľa témy či projektu. Pre témy možno vytvoriť záložky na rýchly prístup. Záložky môžu byť v Office 365 ­vytvorené aj pre služby ako OneNote, ­SharePoint, Planner, ako aj pre služby tretích strán. Teams integruje aj notifikácie produktov tretích strán, ako napríklad Twitter alebo GitHub. Samozrejmá je možnosť nahrávania mítingov. Nahrávka sa uloží do aplikácie MS Stream, v ktorej sa potom zdieľa. Ikony aplikácií, ktoré potrebujete, si jednoducho integrujete do používateľského rozhrania Teams. Počas mítingov máte možnosť kedykoľvek nahliadnuť do kalendára, prípadne zorganizovať ďalšie stretnutie, napríklad separátny míting, na ktorom sa bude riešiť nejaká čiastková téma alebo implementačný detail, aby sa tým nezdržiaval priebeh schôdze pre väčší okruh ľudí, zameraný na celý projekt.

Filozofia ovládania aplikácií je sústredená okolo tímov. Aplikácie zobrazia používateľovi zoznam tímov, ktorých je členom, prípadne tímov, ktoré sám vytvoril. Tímy sa dajú vytvárať pre jednotlivé organizačné zložky firmy, či už sú to oddelenia, alebo pobočky, prípadne možno vytvoriť tímy pre jednotlivé projekty. V každom tíme môžete tvoriť tematické podkanály, ktoré sú detailnejšie zamerané na konkrétne témy. V každom kanáli môžete komunikovať, prípadne doň pridávať relevantné príspevky k téme, na ktorú je kanál zameraný. V príspevku možno klasickým postupom pomocou zavináča označiť konkrétnych členov tímu, tí dostanú notifikáciu, že ste napísali príspevok, ktorý sa ich týka. Prípadne môžete v príspevku označiť názov tímu a notifikáciu dostanú všetci jeho členovia v sekcii Aktivita. K príspevku sa dajú priložiť dokumenty, prípadne multimediálne súbory. Dokument možno nahrať priamo z počítača alebo z cloudového úložného priestoru One Drive, prípadne môžete pribaliť dokument, ktorý už bol zdieľaný v rámci MS Teams, alebo dokument, ktorý ste naposledy upravovali. Dokumenty sú fyzicky uložené v zdieľanom priestore SharePoint a MS Teams slúži ako prístupová brána. Praktickým dôsledkom je, že všetky dokumenty sú aj počas práce viacerých spoluautorov vždy uložené v aktuálnej verzii.

Priamo v komunikácii možno začať schôdzu alebo k príspevku pripojiť aplikácie. V sekcii Súbory členovia tímu nájdu všetky dokumenty, ktoré zdieľali, prípadne im boli zdieľané. Túto sekciu som si pri testovaní Teams obľúbil, pretože mi umožnila rýchlo nájsť dokument, ktorý som potreboval.

Pre používateľov je dôležitá sekcia Aktivity, kde nájdu zoznam všetkých aktivít, na ktorých participujú, prípadne s nimi nejakým spôsobom priamo či nepriamo súvisia (napríklad ak niekto komentoval váš príspevok). V sekcii Schôdze máte prehľad o dosiaľ uskutočnených stretnutiach a v prípade potreby môžete jednoducho naplánovať a zorganizovať nové stretnutie a pozvať doň požadovaných účastníkov. Komunikáciu, ktorá sa začala medzi dvoma členmi tímu, možno pozvaním ďalších členov tímu kedykoľvek zmeniť na skupinovú komunikáciu. V rámci komunikácie môžete navzájom zdieľať dokumenty, prípadne začať zdieľať obrazovku svojho počítača.

Počas videohovorov možno kedykoľvek vypnúť mikrofón alebo kameru, napríklad ak potrebujete vybaviť dôležitý hovor. Nie vždy je žiaduce, aby pri videohovoroch bolo vidieť pozadie za diskutujúcimi, napríklad grafy a informácie na tabuliach v pozadí, ktoré nie sú zatiaľ určené na zdieľanie. Preto pri video­hovoroch môžete nastaviť rozmazanie pozadia alebo využiť možnosť vložiť upravené pozadie, napríklad firemné logo alebo záber upratanej prázdnej kancelárie, aby sa vaši komunikační partneri sústredili na to, čo hovoríte, a nie napríklad na kolegov v pozadí. Inokedy potrebujete ukázať schému alebo text na tabuli. Funkcia Intelligent Capture umožňuje zaznamenať, zaostriť, zmeniť veľkosť a zvýrazniť obrázky alebo text cez pripojenú USB kameru. Vďaka tomu pripojení používatelia jasne vidia obsah na tabuli, aj keď niekto pred ňou stojí. Keď už spomínam tabuľu, funkcia Whiteboard je virtuálne digitálne plátno pre účastníkov stretnutí v Teams, na ktorom môžu robiť spoločný brainstorming. Obidve funkcie sa dajú kombinovať, takže účastníci priamo v miestnosti môžu pridať obsah z fyzickej tabule na digitálny Whiteboard. Živé titulky v reálnom čase, zatiaľ iba v angličtine, robia stretnutia v Teams dostupnými aj pre nepočujúcich, používateľov pripojených v hlučnom prostredí alebo ľudí s rôznou úrovňou jazykových schopností.

Teams poskytuje pri organizácii komunikácie aj možnosť selektívneho prístupu. Zabezpečené súkromné kanály umožňujú upraviť, ktorí členovia tímu vidia konverzácie a súbory v kanáli. Značný dôraz sa kladie na zabránenie úniku informácií vo firmách a organizáciách, kde sa pracuje s dôverným kontextom. Samozrejmosť je dôsledná implementácia ochrany osobných údajov podľa GDPR. Prevencia straty dát (DLP) v četoch a konverzáciách umožňuje používateľom odhaľovať, automaticky chrániť a sledovať citlivé informácie v četoch a konverzačných kanáloch. Vytvorením politiky prevencie straty dát môžu administrátori zabrániť nechcenému zdieľaniu alebo úniku informácií vnútri organizácie alebo navonok.

Skúsený partner pre implementáciu

Hoci samotné nasadenie Teams, prípadne celého cloudového riešenia Office 365 nie je zložité, hlavne pre firmy, ktoré podnikajú mimo IT a nemajú IT oddelenie, môžu byť niektoré etapy inštalácie a migrácie z existujúcich systémov tvrdý oriešok. Preto je pre väčšinu firiem výhodnejšie spoľahnúť sa na služby skúseného partnera, ako je Telekom.

Telekom, strategický partner spoločnosti Microsoft, cez ponuku cloudových služieb dopomáha firmám k efektívnejšiemu fungovaniu a rozvoju ich podnikania. V spojení s novými štandardizovanými službami umožňuje zákazníkom využívať tento potenciál jednoduchšie a rýchlejšie.

Telekom pomáha zákazníkom prostredníctvom poradenstva, nasadením riešenia a podporou pri správe základných nástrojov na vzdialenú komunikáciu cez MS Teams. Pokiaľ má zákazník záujem o rozšírenie možnosti tímovej spolupráce, ktoré ponúka celý balík Office 365, Telekom mu ponúka indivi­duálne konzultácie a realizáciu projektu šitú na mieru tak pre veľké spoločnosti, ako aj pre stredné a malé firmy a podnikateľov.

Proces implementácie sa začína úvodnou konzultáciou, keď špecialisti Telekomu zistia, aké nástroje zákazník používa, aké má problémy, potreby a očakávania, aby mu mohli navrhnúť riešenie na mieru. Zákazníci si počas konzultácie uvedomia potenciál cloudových služieb, keď nemusia investovať do hardvéru ani licencií a nemusia zamestnávať alebo viazať kapacity administrátorov. Brainstorming v tejto predprojektovej fáze môže priniesť aj rôzne námety a potenciál na riešenia, ktoré prevyšujú zákazníkove očakávania. Týka sa to hlavne možností cloudových služieb a aplikácií Teams či SharePoint. Inokedy zákazník pri konzultácii v predprojektovej fáze zistí, ako môže pomocou nástrojov tímovej spolupráce zdieľaním informácií a rozdeľovaním záťaže zefektívniť prácu svojich zamestnancov.

Dôležitá fáza implementácie je zaškolenie administrátora a zamestnancov, aby dokázali naplno využiť možnosti riešenia.

Zobrazit Galériu

Ľuboslav Lacko

Všetky autorove články

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať