Image
13.11.2017 0 Comments

Riadenie toku dokumentov vo firme alebo „Pandorina skrinka“

Riadenie toku dokumentov je jedna z firemných oblastí, ktoré ja osobne volám „Pandorine skrinky“. Ide totiž o oblasť, ktorá ovplyvňuje všetky oddelenia firmy. Ako jedna z mála sa dotýka všetkých vašich ­zamestnancov, pričom platí, že rôzne skupiny ­zamestnancov majú na systém riadenia dokumentov (Document management system - DMS) rozdielne požiadavky. Navyše často do toho vstupujú aj podmienky dané zákonom alebo rôznymi potrebnými certifikáciami a normami (napr. ISO).  Dnes možno všetky tieto požiadavky riešiť niekoľkými spôsobmi. Od robustných riešení DMS za desiatky tisíc eur, ktoré vám pokryjú všetko pod jednou strechou, až po takmer „free“ riešenia dostupné na trhu. Dnes je samozrejmosť aj kombinácia viacerých riešení pokrývajúcich rôzne oblasti, napríklad workflow systému na riadenie procesov a  systému DMS na ukladanie dokumentov. Pokúsim sa vám opísať niekoľko aspektov, ktoré do systému riadenia toku dokumentov vo firme vstupujú a kladú naň rôzne požiadavky.

Kategorizácia dokumentov

Prvá a základná vec pri riadení toku dokumentov je definovať si kategorizáciu dokumentov, ktoré v spoločnosti chcete riadiť. Odporúčam vám nevynaliezať koleso a nechať si poradiť už existujúce metodiky rozdelenia dokumentov. Predídete tým nekonečným rozhovorom o tom, čo považovať za faktúry, čo za prijaté faktúry a podobne.

Metadáta

Ak si definujete typy dokumentov, práve ste určili prvý atribút z množstva metadát, ktoré o každom dokumente budete potrebovať na riadenie jeho procesu, resp. riadenie firmy. Okrem iného určujete aj metadáta, ako je napríklad spoločnosť či zamestnanec, ktorého sa daný dokument týka. Samozrejme, počet elementov metadát ovplyvní aj to, ako sa bude s dokumentom pracovať. Je jasné, že čím viac indexov/elementov na dokumente nadefinujete, tým bude prácnejšie dokument v systéme vytvoriť. Na druhej strane vám tieto elementy prinesú väčšie možnosti pri analýze a pri nastavení procesov. Určite nie je triviálne zladiť a nájsť kompromis medzi súborom metadát a používateľským komfortom tak, aby zamestnanec pri vytváraní nového dokumentu nestrávil viac času tým, že bude vypĺňať doplňujúce polia o dokumente. Využite niektoré z funkcií moderných DMS, pretože je veľký rozdiel ukladať dokument do DMS komfortne priamo z prostredia kancelárskeho balíka alebo ho po uložení nahrávať do DMS manuálne. Možné je aj využitie už často integrovaných riešení na rozpoznávanie dát v dokumente OCR, ktoré nám tieto metadáta môžu automaticky doplniť.

Riadenie procesov/toku dokumentov

Definícia jednotlivých riadiacich procesov býva paradoxne tá najjednoduchšia časť na projektoch nasadenia systému na riadenie toku dokumentov. Je to dané tým, že jednotlivé procesy nad dokumentmi sú často už definované (napríklad normou ISO). Všetky moderné riešenia DMS dnes už disponujú modulom elektronickej workflow, ktorá vám požiadavky na jednotlivé procesy pokryje. Samozrejme, možno kombinovať váš vybratý systém so systémom BPM (business process management), teda so systémom na modelovanie a riadenie procesov, ak už nejaký máte. No z vlastnej skúsenosti viem, že systém BPM je zvyčajne pre potreby modelovania procesov v rámci toku dokumentov príliš robustný a jeho investícia sa vyplatí iba v prípade, že pomocou systému BPM riadite aj ostatné procesy vo firme. Ak hľadáte vyložene riešenie na procesy toku dokumentov, mal by vám stačiť natívny nástroj, ktorým systém DMS už určite disponuje.

Bezpečnosť

Aj tu platí, že bezpečnosť v rámci riadenia dokumentov nemožno podceniť. Každý dokument musí mať jednoznačného vlastníka a relevantne pridelené prístupy na rôznych úrovniach. Niekto má pridelené práva iba na čítanie dokumentu, niekto ho môže aj editovať, schvaľovať. Možností je mnoho. S bezpečnosťou úzko súvisí aj potreba auditnej stopy väčšiny sledovaných dokladov. Auditná stopa je dôležitá, pretože potrebujete vedieť, kto a kedy daný dokument založil či schválil. Pri audite dokumentu takisto treba rozlišovať audit procesu, t. j. kto daný dokument schválil, od auditu dokumentu – určenie, kto s dokumentom pracoval, prípadne menil jeho obsah.

Zákon a smernice

Aby toho nebolo málo, požiadavky na systém riadenia dokumentov nám v niektorých prípadoch určuje aj zákon. Napríklad zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a iné. Pozor na jednu vec: nemýľte si systém riadenia doku­mentov so systémom na správu registratúry. Systém na riadenie dokumentov nespĺňa automaticky požiadavky na správu registratúry a naopak. Ak hľadáte riešenie na správu registratúry, existuje oficiálny zoznam certifi­kovaných systémov MV SR o posúdení zhody s požiadavkami výnosu MV SR č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry. Pritom systémy sú ešte kategorizované podľa výšky zhody s požiadavkami. Register certifikovaných systémov nájdete na stránkach MV SR. 

Záver

V prípade, že hľadáte systém riadenia dokumentov, pripravte sa na to, že úspech tentoraz nezávisí primárne od systému, ktorý si vyberiete. Na trhu je ich dostatok a vaše požiadavky sú schopné pokryť. Úspech implementácie v tomto prípade vo väčšej miere závisí od celkového návrhu riadenia toku dokumentov, ich štruktúry a podobne. Návrh, resp. systém riadenia dokumentov môžete mať „na papieri“ pripravený ešte pred výberom riešenia, ktoré vám váš systém prevedie z papiera do reality.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Vírusový radar: Autori BlackEnergy rozšírili svoj kyberšpionážny arzenál o GreyEnergy

13.12.2018 13:52

Tvorcovia BlackEnergy, známi vysoko sofistikovanými kybernetickými útokmi, opäť rozšírili svoj arzenál. Analytici ESET VirusLabu totiž odhalili podskupinu GreyEnergy, ktorá sa zameriava na špionáž, sl ...

ITPro

Huawei Eco-Connect Europe 2018: AI, IoT a 5G prinesú Európe smart budúcnosť

13.12.2018 10:55

V talianskom Ríme sa 8. a 9. novembra 2018 uskutočnila výročná akcia Huawei Eco-Connect Europe, na ktorej spoločnosť Huawei predstavila svoju stratégiu Platform + Ecosystem, ktorá zobrazuje komplexný ...

ITPro

DMS naozaj pomáhajú

13.12.2018 10:44

V súvislosti s podnikovou informačnou architektúrou sa stále častejšie hovorí o tzv. systémoch DMS. Skratka DMS pochádza z anglického Document Management System a zastrešuje aplikácie, ktoré predstavu ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

OKI_122018

Najnovšie videá



PC forum button