Image
4.9.2019 0 Comments

Nástroj na tímovú komunikáciu a spoluprácu

Možno sa vám bude nadpis článku zdať duplicitný. Prečo spomíname aj komunikáciu, bez ktorej tímová spolupráca predsa nemôže fungovať? Microsoft Teams je k dispozícii v bezplatnej verzii Freemium aj v komerčnej platenej verzii. A práve verzia Freemium je pracovné prostredie založené na komunikácii. Komerčná verzia umožňuje navyše plnohodnotnú prácu so zdieľaným repozitárom, plánovanie udalostí v kalendári a ponúka používateľom ďalšie pokročilé funkcie, ktoré umožňujú lepšie využitie možností cloudového balíka Microsoft Office 365. Riešenie Teams integruje ľudí, rozhovory, obsah a nástroje, ktoré tímy potrebujú na spoluprácu. Je k dispozícii ako desktopová aplikácia pre operačné systémy Windows a Mac OS alebo môžete k funkciám riešenia pristupovať cez webový prehliadač, prípadne využiť mobilnú aplikáciu pre operačné systémy Android a iOS.

Pri testovaní som najskôr nainštaloval verziu Freemium. Poskytuje predovšetkým konzistentne fungujúci komunikačný nástroj. Konverzácie sú automaticky viditeľné pre celý tím, ale k dispozícii je aj možnosť posielania súkromných správ. Teams nezávisle od verzie môže byť jedným z lákadiel, ktoré pritiahnu do firmy mladých talentovaných ľudí, pretože umožňuje nielen klasickú firemnú komunikáciu, ale aj čety, na aké sú mladí ľudia vstupujúci do ekonomicky aktívneho veku zvyknutí z komunikácie na sociálnych sieťach. K dispozícii majú knižnicu emotikonov, GIF, nálepiek a mémov, ktoré mladým umožnia vyjadrovať sa v digitálnom prostredí zábavným spôsobom.

Bezplatná verzia umožňuje vytvoriť tím až do 300 ľudí, čo môže byť užitočné napríklad pri organizovaní komunitných podujatí. K dispozícii je tímový úložný priestor 10 GB plus 2 GB pre každého člena tímu. Freemium umožňuje neobmedzené četovanie a vyhľadávanie, integrované audio a video schôdzky medzi jednotlivcami, skupinami a možnosť prepojenia celého tímu. Používateľské rozhranie pre všetky dostupné formy komunikácie je jednoduché a intuitívne. Integrovaný Office Online na tvorbu obsahu v reálnom čase zahŕňa nástroje Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Pomerne rýchlo však narazíte na limity verzie Freemium, v mojom prípade to bola chýbajúca funkcionalita kalendára, do ktorého by bolo možné plánovať aktivity pre členov tímu. Azda budú na tento účel časom dostupné aplikácie tretích strán. Bezplatná verzia je ideálna napríklad pre startupy, aby si vyskúšali možnosti riešenia a prípadne sa rozhodli pre komerčnú verziu.

Komerčná verzia MS Teams funguje ako integračná nadstavba prepájajúca funkcie Office 365 potrebné na tímovú spoluprácu, ako je Yammer, Planner či Stream. Dajú sa organizovať hlasové i video meetingy, prípadne priamo z prostredia Teams pracovať s dokumentmi MS Office. Každý člen tímu má k dispozícii kapacitu 1 TB na ukladanie svojich dokumentov. Pracovné či projektové tímy majú určité špecifiká, preto riešenie Teams poskytuje široké možnosti prispôsobiť virtuálne pracové prostredie tak, aby spĺňalo konkrétne požiadavky. Členovia tímu môžu vytvoriť kanály určené na zoradenie konverzácií podľa témy. Tie môžu byť zoradené do záložiek, ktoré poskytujú rýchly prístup k najpoužívanejším dokumentom a aplikáciám. Záložky môžu byť v Office 365 vytvorené aj pre služby ako OneNote, SharePoint, Planner, ako aj pre služby tretích strán. Teams integruje aj notifikácie produktov tretích strán, ako napríklad Twitter alebo GitHub. Priebeh virtuálnych mítingov možno nahrávať a následne ich sprístupniť členom, ktorí nemali možnosť zúčastniť sa na komunikácii. Nahrávka sa uloží do aplikácie MS Stream, v ktorej je následne zdieľaná. Ikony aplikácií, ktoré potrebujete, si jednoducho integrujete do používateľského rozhrania Teams. Pri testovaní som takto pridal aplikáciu Power BI na vizualizáciu výsledkov analýz. Počas mítingov máte možnosť kedykoľvek nahliadnuť do kalendára a prípadne zorganizovať ďalšie stretnutie, napríklad separátny míting, na ktorom sa bude riešiť nejaká čiastková téma alebo implementačný detail, aby sa tým nezdržiaval priebeh schôdze pre väčší okruh ľudí zameraných na celý projekt.

Filozofia ovládania aplikácií je sústredená okolo tímov. Aplikácie vám ako používateľovi zobrazia zoznam tímov, ktorých ste členom, prípadne tímov, ktoré ste sami vytvorili. Tímy môžete vytvárať pre jednotlivé organizačné zložky firmy, či už sú to oddelenia, alebo pobočky, prípadne tímy pre jednotlivé projekty. V každom tíme môžete vytvárať tematické podkanály, ktoré sú detailnejšie zamerané na konkrétne témy. V každom kanáli môžete komunikovať, prípadne doň pridávať príspevky relevantné pre tému, na ktorú je kanál zameraný. V príspevku môžete klasickým postupom pomocou zavináča označiť konkrétnych členov tímu a oni dostanú notifikáciu, že ste napísali príspevok, ktorý sa ich týka. Prípadne môžete v príspevku označiť názov tímu a notifikáciu dostanú všetci jeho členovia v sekcii Aktivita. K príspevku môžete priložiť dokumenty alebo multimediálne súbory. Dokument možno nahrať priamo z počítača či z cloudového úložného priestoru One Drive, prípadne môžete pribaliť dokument, ktorý už bol zdieľaný v rámci MS Teams, alebo dokument, ktorý ste naposledy upravovali. Dokumenty sú fyzicky uložené v zdieľanom priestore SharePoint a MS Teams slúži ako prístupová brána. Praktický dôsledok je taký, že všetky dokumenty sú aj počas práce viacerých spoluautorov vždy uložené v aktuálnej verzii.

Priamo v komunikácii možno začať schôdzu alebo k príspevku pripojiť aplikácie. V sekcii Súbory členovia tímu nájdu všetky dokumenty, ktoré zdieľali alebo im boli zdieľané. Túto sekciu som si pri testovaní Teams obľúbil, pretože mi umožnila rýchlo nájsť dokument, ktorý som potreboval.

Pre používateľov je dôležitá sekcia Aktivity, kde nájdu zoznam všetkých aktivít, na ktorých participujú, prípadne s nimi nejakým spôsobom priamo či nepriamo súvisia. Napríklad ak niekto komentoval váš príspevok. V sekcii Schôdze máte prehľad o dosiaľ uskutočnených stretnutiach a v prípade potreby môžete jednoducho naplánovať a zorganizovať nové stretnutie a pozvať naň požadovaných účastníkov. Komunikáciu, ktorá sa začala medzi dvoma členmi tímu, možno pozvaním ďalších členov tímu kedykoľvek zmeniť na skupinovú komunikáciu. V rámci komunikácie si môžete navzájom zdieľať dokumenty, prípadne sprístupniť obrazovku svojho počítača.

Počas videohovorov sa dá kedykoľvek vypnúť mikrofón alebo kamera, napríklad ak potrebujete vybaviť dôležitý hovor. Nie vždy je žiaduce, aby pri videohovoroch bolo vidieť pozadie za diskutujúcimi, napríklad grafy a informácie na tabuliach v pozadí, ktoré nie sú zatiaľ určené na zverejnenie. Preto pri videohovoroch môžete nastaviť rozmazanie pozadia alebo využiť možnosť vložiť upravené pozadie, napríklad firemné logo alebo záber upratanej prázdnej kancelárie, aby sa vaši komunikační partneri sústredili na to, čo hovoríte, a nie na kolegov v pozadí. Inokedy potrebujete ukázať schému alebo text na tabuli. Funkcia Intelligent Capture umožňuje zaznamenať, zaostriť, zmeniť veľkosť a zvýrazniť obrázky alebo text cez pripojenú USB kameru. Vďaka tomu pripojení používatelia jasne vidia obsah na tabuli, aj keď niekto pred ňou stojí. Keď už spomínam tabuľu, funkcia Whiteboard je virtuálne digitálne plátno pre účastníkov stretnutí v Teams, na ktorom môžu robiť spoločný brainstorming. Obidve funkcie sa dajú kombinovať, takže účastníci priamo v miestnosti môžu pridať obsah z fyzickej tabule na digitálny Whiteboard. Živé titulky v reálnom čase, zatiaľ iba v angličtine, robia stretnutia v Teams dostupnými aj pre nepočujúcich, používateľov pripojených v hlučnom prostredí alebo ľudí s rôznou úrovňou jazykových schopností.

Teams poskytuje pri organizácii komunikácie aj možnosť selektívneho prístupu. Zabezpečené súkromné kanály umožňujú upraviť, ktorí členovia tímu vidia konverzácie a súbory v kanáli. Značný dôraz sa kladie na zabránenie úniku informácií vo firmách a organizáciách, kde sa pracuje s dôverným kontextom. Samozrejmosť je dôsledná implementácia GDPR o ochrane osobných údajov. Prevencia straty dát (DLP) v četoch a konverzáciách umožňuje používateľom odhaľovať, automaticky chrániť a sledovať citlivé informácie v četoch a konverzačných kanáloch. Vytvorením politiky prevencie straty dát môžu administrátori zabrániť nechcenému zdieľaniu alebo úniku informácií vnútri organizácie alebo navonok.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Čo je to lidaretto?

10.11.2019 14:19

Špeciálny projekt Lidaretto je malý mobilný laserový skener, nazývaný aj lidar, vyrobený na Slovensku. Vďaka jeho kompaktným rozmerom a hmotnosti len asi 1,5 kg ho možno použiť na viacerých mobilných ...

ITPro

IT Pro: DNS cez HTTPS – budúcnosť súkromia na webe

08.11.2019 00:00

Dnes je šifrované spojenie na internete cez HTTPS štandardom (veríme, že rozumní administrátori toto považujú za skutočný základ) – toto šifrovanie totiž pomáha chrániť citlivé informácie prenášané c ...

ITPro

Praktická kryptológia (28. časť) HMAC

18.10.2019 14:56

Mechanizmus autentifikácie obsahu správ pomocou symetrických kľúčov a kryptografických hašovacích funkcií (Keyed-Hash Message Authentication Code) je detailne opísaný v správe RFC 2104 z februára 1997 ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

ITAPA_2019

Najnovšie videá