Samsung_01A2021 Samsung_01A2021 Samsung_01A2021 Advertisement

Ako na to: Možnosti e-schránok a riziká ich nesprávneho používania

0
Od 1.7 štátne orgány komunikujú s podnikateľmi už len online cez elektronické schránky ÚPVS do ktorých sa doručujú podania, rozhodnutia a rôzne iné informácie. K natívnemu prístupu do schránky je potrebný eID, čiže občiansky preukaz s čipom, no táto požiadavka sa dá niekoľkými spôsobmi sprostredkovaného prístupu obísť. Na túto tému sme už niekoľko článkov mali, preto sa budeme venovať možnostiam „štátnych“ schránok. Každý podnikateľ má skúsenosti s komerčnými e-mailovými servermi, ktoré ponúkajú rôzne užitočné funkcie vrátane archivovania správ, preposielania, či zoskupenia podľa predmetu komunikácie, preto ich logicky očakáva aj od elektronickej schránky. V mnohých prípadoch však očakávania nebudú splnené. Ak to zosumarizujeme, Elektronická stránka je jednoduché riešenie, ktoré vám neposkytne funkcie na správu veľkého množstva správ ani na efektívne vyhľadávanie v nich, nakoľko to nie je ani jej úlohou.  Henrich Simonics z IT firmy Dokumenta, a.s, ktorá sa zaoberá elektronickým obehom dokumentov vo firmách upozorňuje: „Podnikatelia si musia uvedomiť, že elektronická schránka je len doručovací nástroj, podobne ako poštová schránka pri vchode firmy, odkiaľ každý deň poštu vyberáme, obálky otvárame, zaevidujeme do knihy došlej pošty a nakoniec danú vec dáme na vybavenie konkrétnej osobe vo firme“. Elektronická schránka nie je registratúra Povinnosť evidencie doručených záznamov firmám ukladá Zákon o archívoch a registratúrach č. 395/2002 Zbierky. Väčšina správ doručovaných prostredníctvom elektronickej schránky sú totiž registratúrne záznamy, ktoré ste povinní v zmysle §16 ods. 2, písm. a) evidovať v registratúrnom denníku. Registratúra nerozlišuje medzi registratúrnymi záznamami doručenými elektronicky, alebo klasickou poštou.  Elektronická schránka nie je registratúrny systém, nerieši evidenciu doručených záznamov. To je povinnosťou firmy, ktorej bola elektronická správa doručená. Vzhľadom na premazávanie starších záznamov pri vyčerpaní kapacity 1 GB sa schránka n ...

Ľuboslav Lacko

Všetky autorove články
e-schranka

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať