Image
8.5.2019 0 Comments

Komplexná platforma na organizovanie podujatí

Organizovanie podujatí je náročné, hlavne pokiaľ ide o čas a náklady. Týka sa to nielen veľkých kultúrnych podujatí, ako sú koncerty či festivaly, ale aj akcií, ktoré firma organizuje pre zákazníkov a partnerov. Treba vytvoriť stránku podujatia, zabezpečiť predaj vstupeniek alebo rezerváciu miesta, ak je kapacita dejiska podujatia obmedzená. V prípade, že organizujete podujatie pre ľudí vrátane VIP, na ktorých vám záleží, je potrebné  včas poslať najskôr informáciu typu „save date“, aby si zaneprázdnení ľudia mohli rezervovať termín, následne poslať RSVP pozvánky a potom ešte niekoľko dní pred podujatím poslať e-mail s pripomenutím, aby pozvaní hostia nezabudli.

Pri organizovaní podujatí všetkého druhu vám významne pomôže a uľahčí prácu platforma Inviton. Služby platformy pokrývajú prípravnú fázu, podujatie a aj fázu vyhodnotenia. V prípravnej fáze vyplnením prehľadného formulára vytvoríte informačnú stránku podujatia, na ktorej sa môžu záujemcovia zaregistrovať a rezervovať si miesto, prípadne si kúpiť vstupenku. Vstupenky môžete predávať aj priamo na mieste podujatia.

Aby mal návštevník podujatia čo najlepší dojem, dôležitá je aj fáza vstupu návštevníkov do dejiska podujatia. Skenovanie QR kódu na vstupenke alebo vyhľadanie mena v aplikácii Inviton Promoter na tablete je podstatne rýchlejšie než klasické „zaškrtávanie“ v papierovom zozname, takže sa eliminuje nežiaduce čakanie v rade. Navyše už spôsob organizácie vstupu na podujatie veľa prezradí o technologickej a organizačnej vyspelosti organizátorov, čím sa ešte viac umocňuje pozitívny dojem. Na snímanie kódov zo vstupeniek či pozvánok je k dispozícii mobilná aplikácia pre Android aj iOS, prípadne si môžete požičať aj hardvérové čítačky. Pri registrácii možno na požičanej tlačiarni účastníkovi vytlačiť menovku buď na plastovú kartičku, alebo náramok.

Pri niektorých typoch podujatia, ako sú napríklad konferencie, je dôležité monitorovať pohyb návštevníkov a vyhodnotiť, ktoré prednáškové sály alebo miestnosti s workshopmi navštívili. Pomocou antén RFID a čipových kariet dokážete sledovať pohyb účastníkov počas podujatia a prezerať priebežné reporty cez mobil či tablet. Na festivaloch sa zas uplatní bezhotovostný kreditný systém, ktorý urýchľuje platby v stánkoch. Netvoria sa tak rady a pre účastníkov je to pohodlnejšie. Systém zároveň zabezpečuje kontrolu predaja u každého predajcu.

Po ukončení podujatia nastal čas na bilancovanie. Platforma Inviton poskytuje organizátorom kompletné štatistiky, teda počet hostí, čas strávený v prednáškových miestnostiach a ďalšie informácie, ktorých vyhodnotením sa poučíte, aby ďalšie vami organizované podujatie bolo ešte úspešnejšie. Navyše pri registrácii získate e-mailové kontakty na účastníkov, ktoré môžete použiť pri pozývaní na ďalšie podujatie a v prípade firemného podujatia aj na marketingové aktivity. Všetky dáta sú ošetrené aj z hľadiska GDPR.

Platformu som otestoval vytvorením fiktívneho podujatia. Počítal som aj s tým, že keby náhodou došlo k jeho zverejneniu, tento technologický workshop by sa mohol aj reálne konať. Keďže išlo o bezplatné podujatie, na ktoré sa nebudú predávať vstupenky, ale len rezervovať miesta, stačila na tento účel bezplatná služba. Vzhľadom na charakter workshopu s praktickými ukážkami a kapacitu predpokladaného dejiska podujatia som počet miest obmedzil na 25. Kompletné vytvorenie podujatia trvalo menej ako 10 minút. Pri organizovaní podujatia, na ktoré sa platí vstupné, je poplatok za službu maximálne 5 % z ceny vstupenky, minimálne 0,60 eura z ceny každej vstupenky. Lístky na podujatie môžete predávať online cez portál Inviton alebo na svojom webe cez iframe, API alebo Wordpress plugin. Inviton podporuje platbu kartou, internetbankingom i platby prevodom. Všetky transakcie sú zabezpečené cez platobný systém 24-pay. Formulár na registráciu je dynamický, čiže sa prispôsobuje vyplneným hodnotám. Napríklad ak človek odpovie „áno“, zobrazí sa ďalšie pole, ak vyplní „nie“, pole sa nezobrazí a pod.

Komplexnosť služby na podporu organizovania podujatí v praxi znamená dizajnovanie profesionálne vyzerajúcich vstupeniek, pozvánok, menoviek a e-mailovej komunikácie. Môžete si vybrať dizajn z pripravených šablón alebo si ho vytvoriť priamo v registračnom formulári pomocou intuitívneho grafického editora. V prípade špeciálnych požiadaviek sa organizátor podujatia môže obrátiť priamo na firmu poskytujúcu službu a ich grafici na mieru vyrobia všetko, čo organizátor potrebuje.

Možnosť kedykoľvek si zobraziť štatistiku predaja vstupeniek i detailné info o návštevníkoch vám umožňuje v prípade potreby akciu viac spropagovať, prípadne priamo na portáli Inviton môžete motivovať zákazníkov na kúpu vstupeniek zľavami. Jednoducho si vytvoríte zľavové poukážky, resp. kupóny. Môžu byť na konkrétnu sumu alebo v percentách, použiteľné len raz alebo opakovane, prípadne ich platnosť môže byť časovo obmedzená. Ako organizátor podujatia môžete pridávať a upravovať podrobnosti o účastníkoch importovať či exportovať zoznam z/do Excelu. Prípadne aj partneri podujatia môžu následne pridávať a upravovať vami definované množstvo návštevníkov. Online marketérov poteší možnosť posielanie nákupných dát do Google Analytics (Ecommerce) a Facebook Pixel (Purchase). Inviton je tak jediná platforma s funkcionalitou, vďaka ktorej môžu marketéri výrazne lepšie cieliť a optimalizovať online kampane.

Služba platformy Inviton je škálovateľná, môžete si napríklad nechať špeciálne na podujatie vytvoriť mobilnú aplikáciu obsahujúcu všetky potrebné informácie pre účastníkov na jednom mieste. Platforma Inviton môže fungovať aj ako samostatná licencia na ročnej báze na vlastnej doméne organizátora. Platby za predaj vstupeniek prichádzajú priamo na bankový účet organizátora a nie sú žiadne ďalšie poplatky z predaja.

Zobrazit Galériu

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Základ úspešného DMS? Efektívna digitalizácia!

12.11.2019 14:22

Špeciálny projekt Správa dokumentov, papierových i elektronických, je jedna zo základných agend každej organizácie. V prípade digitálnych dokumentov uľahčujú potrebné procesy takzvané systémy DMS (Do ...

ITPro

Čo je to lidaretto?

14.11.2019 00:10

Špeciálny projekt Lidaretto je malý mobilný laserový skener, nazývaný aj lidar, vyrobený na Slovensku. Vďaka jeho kompaktným rozmerom a hmotnosti len asi 1,5 kg ho možno použiť na viacerých mobilných ...

ITPro

IT Pro: DNS cez HTTPS – budúcnosť súkromia na webe

08.11.2019 00:00

Dnes je šifrované spojenie na internete cez HTTPS štandardom (veríme, že rozumní administrátori toto považujú za skutočný základ) – toto šifrovanie totiž pomáha chrániť citlivé informácie prenášané c ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

Brother_300x600

Najnovšie videá