Hory papierov v kancelárii? Takto sa ich zbavíte

0

Každá firma neustále produkuje hromady dokumentov. Stále pribúdajú dáta, ktoré treba spracovávať a uchovávať. Takisto legislatíva kladie na firmy čoraz väčšie požiadavky pri uchovávaní dokumentov spojených s podnikaním a vyžaduje ich dlhodobú spätnú preukázateľnosť. O slovo sa preto čoraz viac hlásia elektronické systémy na správu dokumentov, ktoré administratívu sprehľadnia a urýchlia. Zefektívnia chod firmy a ušetria jej nemalé výdavky, priestor a nervozitu.

Nielen obchodná činnosť a komunikácia s vonkajším svetom, ale aj bežné interné procesy vo firmách sú založené na vytváraní, upravovaní, zdieľaní a uchovávaní rôznych dokumentov. Ich vyhľadávanie vo fyzickej podobe je náročné a často neúspešné. Dôležité tlačivá sa počas ručného prehliadania nezriedka pomiešajú alebo v horšom prípade postrácajú. Opakujúcu sa stratu dokumentov v našom prieskume trhu deklaruje 40 percent českých firiem v segmente SME. Riešením môže byť zavedenie systému na správu elektronických dokumentov a riadenie ich obehu pomocou workflow, takzvaný DMS (Document Management System), ako je eDoCat od spoločnosti Onlio.

Benefity digitalizácie dokumentov

Správa dokumentov v elektronickej podobe pomocou DMS eDoCat prináša viacero kľúčových výhod. Dokumenty nie sú roztrúsené v rôznych formátoch po pevných diskoch zamestnancov, ale sú sústredené na jednom mieste, kde sa prístup k nim riadi centrálne na základe používateľských práv definovaných pre jednotlivé roly alebo skupiny používateľov. Takisto možno nastaviť rôzne scenáre zálohovania a ukladania verzií každého jednotlivého dokumentu. Vďaka tomu môžete spätne sledovať históriu všetkých vykonaných zmien. Tým sa významne zníži riziko nežiaducich zmien, zmazania dokumentu alebo jeho zneužitia.

Prepojenie dokumentov

Oproti papierovej forme má DMS eDoCat ďalšiu veľkú výhodu: mimoriadne množstvo možností, ako súvisiace dokumenty medzi sebou prepojiť. Možno vytvoriť hustú sieť vlastností, kľúčových slov alebo fráz, pomocou ktorých možno ľahko a rýchlo nájsť dokumenty, ktoré vecne patria k sebe. Používatelia ušetria množstvo času vďaka intuitívnym nástrojom vyhľadávania.

Akýkoľvek systém či súbor

DMS eDoCat nepracuje len so súbormi typu PDF alebo Office. Vie si poradiť aj s katalogizáciou e-mailov, technických výkresov, zvukových záznamov či videonahrávok. Možno ho prepojiť s elektronickou dátovou schránkou, centrálnym registrom zmlúv alebo v podstate akýmkoľvek vnútorným informačným systémom. Dáta sa dajú medzi jednotlivými systémami vymieňať úplne automaticky, bez zásahu používateľa. Vďaka vysokej miere automatizácie možno získavať a spracúvať oveľa viac údajov ako pri ručnom spracovaní. Elektronická podoba dokumentov je pre svoju nenáročnosť na priestor ideálna na dlhodobú archiváciu.

Automatizovaný obeh dokumentov

Ďalšia kľúčová vlastnosť DMS je riadenie obehu dokumentov pomocou workflow. Dokumenty, respektíve s nimi spojené úlohy, obiehajú medzi jednotlivými zamestnancami v presne určenom poradí. Ich plnenie sa dá sledovať v prehľadnom žurnále, vďaka čomu odpadá neprehľadná e-mailová komunikácia naprieč oddeleniami či medzi členmi jednotlivých tímov. Systém zároveň stráži termíny na splnenie jednotlivých úloh a na tie nevyriešené pravidelne upozorňuje.

Modulárny systém

Zavedenie bezpapierovej kancelárie predchádza detailná analýza procesov firmy. Vďaka tomu možno následne implementovať funkcie, ktoré budú pre firmu najzmysluplnejšie. DMS eDoCat je modulárny systém a zákazníci si môžu vybrať presne tie nástroje, ktoré im dopomôžu k tomu, aby všetky interné procesy prebiehali podľa ich predstáv. Súčasťou zavedenia systému je zaškolenie jeho budúcich používateľov.

U vás či v cloude

Veľké firmy najčastejšie volia DMS vo forme on-premise, teda prevádzkovaný na vlastných serveroch. V menších spoločnostiach sa, naopak, presadzuje variant DMS ako SaaS (softvér ako služba). Obe formy možno prispôsobiť konkrétnym potrebám firmy. Všeobecne sú však systémy DMS cenovo čoraz dostupnejšie aj menším firmám. Ich používateľské prostredie je stále intuitívnejšie a jednoduchšie, vďaka responzívnemu dizajnu sa prispôsobuje rôznym zariadeniam. Cloud je tak plnohodnotná alternatíva k veľkým on-premise riešeniam a uspokojí aj náročného zákazníka.

Pavel Nykl, obchodný riaditeľ Onlio

Všetky autorove články

Pridať komentár