Image
18.7.2017 0 Comments

Digitálne spravovanie a archivovanie dokumentov môže skrývať nečakané úskalia

Dnes už nestačí dokumenty a informácie iba skenovať. S elektronickou podobou papierového dokumentu neviete ďalej pracovať, preto musíte naskenovaný dokument premeniť na elektronické údaje. Bezpapierová kancelária nie je len trend, v digitálnej dobe je to nevyhnutnosť. Čo musíte mať vyriešené, kým sa pustíte do digitalizácie dokumentov? Aké riešenie je pre vás najvhodnejšie?

Čo od digitalizácie očakávate?

Na začiatku si ujasnite, čo vlastne od digitalizácie očakávate. Je totiž veľký rozdiel, keď sa chystáte digitalizovať archív zmlúv na jednoduché vyhľadávanie, alebo chcete digitalizovať obeh došlých faktúr spolu s ich schvaľovacím procesom. Na čo treba pred rozhodnutím poznať odpoveď?

Budem digitalizovať pravidelne alebo jednorazovo? Tento fakt výrazne ovplyvní parametre vášho budúceho riešenia. Ak potrebujete digitalizovať jednorazovo veľký archív dokumentov, bude vás zaujímať primárne cena digitalizácie a jej rýchlosť. Pri opakovanej službe bude pre vás dôležitá jej pravidelná dostupnosť.

Budem vyťažovať metadáta? Potrebujem fulltextové vyhľadávanie? Digitalizácia dokumentov do elektronickej podoby nemá zmysel, ak zároveň s ňou nevyťažíte z digitalizovaných dokumentov relevantné dáta na ďalšie spracovanie. Rozsah metadát a presnosť ich vyťaženia veľmi závisí od typu dokladov, ktoré vyťažujete. Ak napríklad digitalizujete zmluvy a chcete v ich textoch fulltextovo vyhľadávať, odpustíte drobnú chybu vo vyťažených dátach. No ak vyťažujete došlé faktúry, presnosť vyťaženia napr. sumy alebo DPH určite musí byť bezchybná.

Dôležité je takisto vedieť, ktoré dáta z dokumentov skutočne potrebujete vyťažiť. Chcete len hlavičkové údaje alebo aj riadky? Nie je efektívne vyťažovať všetky dáta, zamerajte sa len na údaje, ktoré naozaj potrebujete.

Aký je zdroj digitalizácie, aké sú formáty papierov? Všeobecne platí, že čím horšie sú dáta na vstupe, tým horší bude výstup, a teda aj drahšie riešenie, ktoré zabezpečí digitalizáciu a dáta v požadovanej kvalite. Digitalizovanie je skutočne citlivé na rôzne druhy papiera, priesvity a podobne. V prípade, že vyťažujete dáta z formulárov písaných rukou, je zachovanie kvality skenovania aj vyťaženia pomerne náročné.

Ako pripraviť dokumenty pred digitalizáciou? Ak budete digitalizovať papierové doklady, počítajte s potrebou roztriedenia dokladov, odstránenia spiniek, olepenia čiarových kódov a podobne. Až potom príde na rad digitalizácia a vyťaženie dokladu. Na takéto prípravné kroky sa často zabúda, ale práve tie tvoria výraznú časť nákladov za vyťažovanie.

Nákup komponentov – hardvér a softvér

Aký hardvér potrebujem?

Výber hardvéru závisí od vašich odpovedí na uvedené otázky. Často môže na základnú digitalizáciu a fulltextové vyťaženie dát z dokumentov stačiť multifunkčné zariadenie, ktoré už pravdepodobne máte v kancelárii. Moderné veľkokapacitné multifunkčné zariadenia majú okrem skenovania (priamo v zariadení alebo ako softvérovú nadstavbu) možnosť fulltextového vyťaženia dát.

Samozrejme, aj tu platí, že čím neštandardnejšie dokumenty digitalizujete, tým skôr budete potrebovať špecifický hardvér. Ak napríklad chcete digitalizovať projektovú dokumentáciu s výkresmi vo formátoch A2, A3, budete potrebovať špeciálny skener. A ak potrebujete digitalizovať veľké množstvo dokumentov a strán, kde je dôležitá rýchlosť skenovania, už sa nezaobídete bez kvalitného dokumentového skenera.

Aký softvér potrebujem?

Výber softvéru závisí od vašej koncepcie, IT stratégie a cieľa projektu. V zásade možno hovoriť o troch softvérových komponentoch, ktoré budete pri digitalizácii potrebovať:

  1. Softvér na digitalizáciu, resp. skenovanie dokumentov do obrazov. Natívne ho majú všetky skenery alebo priamo operačný systém. Opäť však stačí len na digitalizovanie štandardných dokumentov. Napríklad pri historických dokumentoch alebo dokumentoch na priesvitnom papieri už potrebujete špecifické nadstavby (VRS – Virtual ReScan). Automaticky zabezpečia konverziu farieb do odtieňov sivej, otočenie strán dokumentu a podobne.
  2. Softvér na vyťaženie dát z dokumentov – softvér OCR. V 99 % prípadov budete s digitalizovaním dokumentov do elektronických obrazov chcieť vyťažiť aj konkrétne metadáta z dokumentu (napr. relevantné polia faktúr) alebo celý text z dokumentu (napr. zmluvy). Môžete na to využiť veľmi špecifické softvérové riešenie s pripravenou špeciálnou maskou na vyťaženie dokumentov, ale v určitých prípadoch vám bude stačiť aj natívny softvér OCR, ktorý má vaše veľkokapacitné zariadenie. Ak potrebujete mať dáta vyťažené na sto percent, skúste radšej spoločnosť, ktorá vám vyťaženie dodá ako službu, kde sa štandardne po vyťažení dát kvalitným softvérom OCR uskutoční manuálna validácia dokumentu profesionálnym validátorom.  
  3. Softvér na spracovanie digitalizovaných dokumentov – tu ich budete ďalej spracúvať, archivovať a podobne. Ak už máte v spoločnosti systém na správu dokumentov, pravdepodobne ho využijete a zdigitalizované dáta sa budú ukladať tam. V prípade, že systém nemáte, musíte zvážiť veľké množstvo aspektov, čo však už je téma na samostatný článok.

Nakúpiť digitalizáciu ako službu?

Aj digitalizáciu si dnes môžete kúpiť od špecializovanej spoločnosti – buď na jednorazovú digitalizáciu archívu, alebo ako pravidelnú službu. Modely spolupráce sú rôzne a rozdelenie zodpovedností medzi vás a dodávateľa si sami určíte. Komplexná digitalizácia obsahuje prevzatie dokladov, prípravu, skenovanie, vyťažovanie, dodanie softvérového riešenia na ďalšie spracovanie a archivovanie originálnych dokladov do archivačných škatúľ, ktoré vám firma vráti alebo zabezpečí aj fyzickú archiváciu. Tieto činnosti sa dajú rôzne kombinovať – môžete napríklad dáta skenovať u vás interne a externej spoločnosti prenecháte vyťaženie dát z dokladov, ich kontrolu a podobne. Zvolený model opäť závisí od celkového konceptu vášho projektu a vašich možností.

Pozor na legislatívu a bezpečnosť!

Pri digitalizácii dokumentov nesmiete zabudnúť na legislatívu a požiadavky s ňou spojené. Primárne záleží na tom, aké typy dokladov budete digitalizovať, ale je veľmi pravdepodobné, že s nejakou legislatívnou požiadavkou sa stretnete. Ak sa chystáte digitalizovať dokumenty z oblasti účtovníctva, treba zohľadniť okrem iného zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH a v neposlednom rade zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. V prípade, že sa chystáte digitalizovať napríklad zamestnanecké zmluvy, určite si musíte dať pozor na požiadavky nového NARIADENIA EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

Kľúčová je, samozrejme, bezpečnosť celého riešenia. Keďže sa často digitalizujú citlivé dáta spoločnosti alebo osobné údaje zamestnancov, bezpečnosť riešenia nepodceňujte. Akýkoľvek únik takýchto dát môže byť pre spoločnosť veľmi nepríjemný, v krajných prípadoch dokonca likvidačný.

Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete digitalizovať vlastnými silami, alebo si nájdete svojho dodávateľa, tieto body by vám mali pomôcť pri správnom nastavení projektu digitalizácie a vašich očakávaní.

O autorovi článku

Viktor Mečiar - výkonný riaditeľ v spoločnosti TULIP Solutions


Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Praktická kryptológia (17. časť): Šifrovanie diskových oblastí

19.09.2018 22:35

Tento článok bude voľným pokračovaním predošlej časti seriálu, v ktorej sme sa venovali šifrovaniu pevných diskov. Zameriame sa na niektoré významné detaily a uvedieme význam nástrojov a procedúr, kto ...

ITPro

Zabezpečenie objektu – odporúčania

19.09.2018 22:27

Vo voľnej sérii článkov sa venujeme rôznym aspektom zabezpečenia objektov. Môžu to byť veľké objekty, napríklad areály firiem či logistických skladov, alebo budovy malých firiem, prípadne rodinných fi ...

ITPro

Smart parking: Jednoduchá technológia, z ktorej profitujú všetci

12.07.2018 10:12

Siete pre internet vecí v súčasnosti ponúkajú množstvo riešení na uľahčenie každodenného života. Jeden z najväčších problémov obyvateľov miest je bezpochyby parkovanie. Predstavte si situáciu, keď vie ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

SWAN_09

Najnovšie videá



PC forum button