Image
15.11.2018 0 Comments

Digitálne archívy: Ako s nimi pracujú progresívne firmy?

Digitalizácia dnes
Tlak na elektronické služby zo strany klientov zvyknutých na bežnú digitálnu dobu je veľký, rovnako aj túžba zamestnancov firiem a organizácií používať aj pri plnení pracovných úloh moderné technológie. Technologicky vyspelé firmy už bežne pracujú elektronicky – pužívajú systémy na elektronické riadenie firemnej dokumentácie, tvoria a napĺňajú digitálne archívy, riadia tok dokumentov aj ich životný cyklus, vedia, na čom sa aktuálne pracuje, kto má zodpovednosť za aké úlohy či v ktorej fáze procesu sa úloha zdržala.

Platí to špeciálne pre organizácie, ktoré na svoju činnosť potrebujú veľa formulárov či tlačív, prípadne tvoria odborné know-how uchovávané v spisoch, správach, článkoch či iných formách písomných výstupov. Veľa z nich už prešlo alebo sa nachádza v procese prechodu na nejakú úroveň digitalizácie. Keď sú dokumenty prevedené do digitálnej podoby a funguje centrálne úložisko dát a systém na ich zdieľanie, potom sa dokumenty či formuláre môžu sprístupňovať verejnosti, eliminuje sa potreba navštevovať úrady, tráviť čas vypisovaním a skenovaním, hľadaním a kopírovaním spisov. V tejto fáze elektronizácie sa momentálne nachádza veľa firiem a organizácií.

Čo ďalej?
Doba je však neúprosná a ani elektronické dokumenty uložené v digitálnom archíve, s ktorými zamestnanec alebo klient firmy či organizácie služieb digitálne pracuje, už nestačia. Pointa technológií v elektronizácii sa začala presúvať z elektronickej transformácie na inteligentnú prácu s dátami a informáciami v digitálnych archívoch – na ich šikovné prepájanie, hĺbkové a detailné prehľadávanie, pokročilé analýzy, automatické a zároveň vysoko cielené zdieľanie. Používateľ sa okamžite (v priebehu sekúnd) dostane k presne tým elektronickým dátam, často už zoskupeným či vyhodnoteným, ktoré potrebuje. Pritom vie, že sú presné a aktuálne, priamo z digitálnych archívov daných špecializovaných organizácií.

Technologicky pokročilé organizácie
Príkladom takejto pokročilej organizácie je Štátny geologický ústav Dionýza Štúra v Bratislave. Pred niekoľkými rokmi vybudoval modernú, hardvérovo aj softvérovo vybavenú automatickú skenovaciu linku, na ktorej do digitálnej podoby previedol už skoro tri štvrtiny geologických dokumentov a know-how vytvoreného za 75 rokov svojej odbornej činnosti. Nedávno ukončil aj tvorbu front-endu vo forme webového portálu, cez ktorý sa záujemcovia o geologické informácie dostanú ku kompletnému obsahu digitálnej geologickej knižnice.  „Skenovacia linka dokáže každé tri sekundy sprístupniť nový dokument cez digitálny archív koncovým používateľom. Od jej spustenia sa digitalizovalo už vyše 50 000 kompletných geologických správ aj s prílohami a viac ako 10 000 odborných článkov Ústrednej geologickej knižnice. Na webovom portáli sa používatelia môžu dostať k celému obsahu archívu podľa typov informácií, ktoré hľadajú. Dnes rozbiehame pokročilé integračné služby, ktoré znamenajú, že naše digitálne geologické dáta budú ešte viac k dispozícii tretím stranám, odborné správy a články sa k profesionálnemu publiku dostanú takmer automaticky,“ hovorí vedúci odboru informatiky ŠGÚDŠ Štefan Káčer. Digitálny archív je vybavený technológiou Watson, ktorá umožňuje nájsť požadované slovo vrátane jeho jazykových variantov v priebehu dvoch až troch sekúnd. Digitálny archív pritom už dnes obsahuje vyše dvoch miliónov strán.

Otvorené úložisko
Moderné digitálne archívy majú svoje rozhrania pripravené tak, aby ich mohli na ukladanie dokumentov využiť aj iné podnikové informačné systémy a navzájom ich zdieľať. V praxi to znamená, že ak používateľ pracuje vo viacerých systémoch, no s rovnakými dátami (napríklad vstupy na odbornú činnosť a následne na fakturáciu), využíva rovnaký digitálny archív a rovnaké podklady, ale nemusí o tom vedieť. Údaje sa aktualizujú centrálne, ostávajú jednotné, eliminuje sa duplicita, chyby a zdržania a všetci pracujú s rovnakými dátami. 

Služby harvestingu a integrácie
Názov služby pochádza z anglického slova harvest, teda žatva, čo v prípade digitálneho archívu označuje službu automatického sťahovania čiže získavania obsahu, ktorý používateľ potrebuje. Informačné systémy tretích strán sa napoja na digitálny archív vybavený službou harvestingu, najčastejšie v štandarde OAI – PMH, a podľa definovaných kľúčových slov automaticky sťahujú a ďalej sprístupňujú vybrané dokumenty.  Podobne fungujú aj integračné služby, ktoré digitálny archív softvérovo pripraví a ponúkne systémom tretích strán, verejným aj privátnym, pripojenie a čerpanie dát a dokumentov podľa vopred definovaných potrieb. 

Služby zdieľania
Proaktívna forma zdieľania dokumentov je poskytovanie metadát a dokumentov pre externé knižničné systémy alebo databázy odborných publikácií, ako napr. SCOPUS. Robí tak aj digitálny archív ŠGÚDŠ, čo znamená, že všetky odborné a recenzované články a publikácie sa do svetovej vedeckej databázy dostanú automaticky.

Zobrazit Galériu

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Bosch ConnectedWorld 2019: 3 príklady využitia IoT v praxi (video)

16.05.2019 12:54

Bosch Connected World 2019 je jednou z najväčších medzinárodných konferencií venovanej Internetu vecí. V dňoch 15. a 16. mája na nej predstavuje viac ako 80 vystavovateľov svoje riešenia pre využitie ...

ITPro

Security: Päť operačných systémov vo firme? Zvládnuť sa to dá

03.06.2019 00:00

Bežný človek by si mohol myslieť, že firmy v našich končinách nefungujú na ničom inom, len na Windows. Ide síce o najrozšírenejší operačný systém, nemusí to však byť najvhodnejšia platforma pre všetky ...

ITPro

Prieskum: Trh ERP na Slovensku v roku 2018

08.05.2019 12:41

Redakcia magazínu PC REVUE uskutočnila v priebehu apríla prieskum predaja podnikových informačných systémov (ERP) na slovenskom trhu v roku 2018. V rámci prieskumu boli oslovené obchodné zastúpenia za ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

SWAN_062019

Najnovšie videá



PC forum button