Image
15.11.2018 0 Comments

Digitálne archívy: Ako s nimi pracujú progresívne firmy?

Digitalizácia dnes
Tlak na elektronické služby zo strany klientov zvyknutých na bežnú digitálnu dobu je veľký, rovnako aj túžba zamestnancov firiem a organizácií používať aj pri plnení pracovných úloh moderné technológie. Technologicky vyspelé firmy už bežne pracujú elektronicky – pužívajú systémy na elektronické riadenie firemnej dokumentácie, tvoria a napĺňajú digitálne archívy, riadia tok dokumentov aj ich životný cyklus, vedia, na čom sa aktuálne pracuje, kto má zodpovednosť za aké úlohy či v ktorej fáze procesu sa úloha zdržala.

Platí to špeciálne pre organizácie, ktoré na svoju činnosť potrebujú veľa formulárov či tlačív, prípadne tvoria odborné know-how uchovávané v spisoch, správach, článkoch či iných formách písomných výstupov. Veľa z nich už prešlo alebo sa nachádza v procese prechodu na nejakú úroveň digitalizácie. Keď sú dokumenty prevedené do digitálnej podoby a funguje centrálne úložisko dát a systém na ich zdieľanie, potom sa dokumenty či formuláre môžu sprístupňovať verejnosti, eliminuje sa potreba navštevovať úrady, tráviť čas vypisovaním a skenovaním, hľadaním a kopírovaním spisov. V tejto fáze elektronizácie sa momentálne nachádza veľa firiem a organizácií.

Čo ďalej?
Doba je však neúprosná a ani elektronické dokumenty uložené v digitálnom archíve, s ktorými zamestnanec alebo klient firmy či organizácie služieb digitálne pracuje, už nestačia. Pointa technológií v elektronizácii sa začala presúvať z elektronickej transformácie na inteligentnú prácu s dátami a informáciami v digitálnych archívoch – na ich šikovné prepájanie, hĺbkové a detailné prehľadávanie, pokročilé analýzy, automatické a zároveň vysoko cielené zdieľanie. Používateľ sa okamžite (v priebehu sekúnd) dostane k presne tým elektronickým dátam, často už zoskupeným či vyhodnoteným, ktoré potrebuje. Pritom vie, že sú presné a aktuálne, priamo z digitálnych archívov daných špecializovaných organizácií.

Technologicky pokročilé organizácie
Príkladom takejto pokročilej organizácie je Štátny geologický ústav Dionýza Štúra v Bratislave. Pred niekoľkými rokmi vybudoval modernú, hardvérovo aj softvérovo vybavenú automatickú skenovaciu linku, na ktorej do digitálnej podoby previedol už skoro tri štvrtiny geologických dokumentov a know-how vytvoreného za 75 rokov svojej odbornej činnosti. Nedávno ukončil aj tvorbu front-endu vo forme webového portálu, cez ktorý sa záujemcovia o geologické informácie dostanú ku kompletnému obsahu digitálnej geologickej knižnice.  „Skenovacia linka dokáže každé tri sekundy sprístupniť nový dokument cez digitálny archív koncovým používateľom. Od jej spustenia sa digitalizovalo už vyše 50 000 kompletných geologických správ aj s prílohami a viac ako 10 000 odborných článkov Ústrednej geologickej knižnice. Na webovom portáli sa používatelia môžu dostať k celému obsahu archívu podľa typov informácií, ktoré hľadajú. Dnes rozbiehame pokročilé integračné služby, ktoré znamenajú, že naše digitálne geologické dáta budú ešte viac k dispozícii tretím stranám, odborné správy a články sa k profesionálnemu publiku dostanú takmer automaticky,“ hovorí vedúci odboru informatiky ŠGÚDŠ Štefan Káčer. Digitálny archív je vybavený technológiou Watson, ktorá umožňuje nájsť požadované slovo vrátane jeho jazykových variantov v priebehu dvoch až troch sekúnd. Digitálny archív pritom už dnes obsahuje vyše dvoch miliónov strán.

Otvorené úložisko
Moderné digitálne archívy majú svoje rozhrania pripravené tak, aby ich mohli na ukladanie dokumentov využiť aj iné podnikové informačné systémy a navzájom ich zdieľať. V praxi to znamená, že ak používateľ pracuje vo viacerých systémoch, no s rovnakými dátami (napríklad vstupy na odbornú činnosť a následne na fakturáciu), využíva rovnaký digitálny archív a rovnaké podklady, ale nemusí o tom vedieť. Údaje sa aktualizujú centrálne, ostávajú jednotné, eliminuje sa duplicita, chyby a zdržania a všetci pracujú s rovnakými dátami. 

Služby harvestingu a integrácie
Názov služby pochádza z anglického slova harvest, teda žatva, čo v prípade digitálneho archívu označuje službu automatického sťahovania čiže získavania obsahu, ktorý používateľ potrebuje. Informačné systémy tretích strán sa napoja na digitálny archív vybavený službou harvestingu, najčastejšie v štandarde OAI – PMH, a podľa definovaných kľúčových slov automaticky sťahujú a ďalej sprístupňujú vybrané dokumenty.  Podobne fungujú aj integračné služby, ktoré digitálny archív softvérovo pripraví a ponúkne systémom tretích strán, verejným aj privátnym, pripojenie a čerpanie dát a dokumentov podľa vopred definovaných potrieb. 

Služby zdieľania
Proaktívna forma zdieľania dokumentov je poskytovanie metadát a dokumentov pre externé knižničné systémy alebo databázy odborných publikácií, ako napr. SCOPUS. Robí tak aj digitálny archív ŠGÚDŠ, čo znamená, že všetky odborné a recenzované články a publikácie sa do svetovej vedeckej databázy dostanú automaticky.

Zobrazit Galériu

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Made in Slovakia / Predstavujeme zaujímavé produkty, projekty a startupy

14.07.2019 10:53

Už takmer rok uverejňujeme v tejto rubrike úspešné IT produkty a IT projekty, semifinalistov súťaže z roku 2018, ktorej vyhodnotenie sa uskutočnilo vlani na jeseň na slávnostnom večeri IT GALA 2018. V ...

ITPro

Praktická kryptológia (26. časť) / Hašovacie nástroje

07.08.2019 06:15

V tejto časti seriálu vám v stručnosti predstavíme dva známe a veľmi často používané kryptografické nástroje, ktoré okrem iného ponúkajú možnosť výpočtu resumé správ, resp. hašov. Prvý z nich je robus ...

ITPro

Linux súkromne i pracovne v2.0 (41. časť) / Git branching a merging

03.08.2019 00:00

V tejto časti seriálu doplníme základné informácie týkajúce sa systému git o časti, ktoré majú súvis s aplikáciou vetvenia a spájania vývojových vetiev (línií). Budeme sa venovať obsahu git repozitáro ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

eFocus_2019

Najnovšie videá