Image
12.11.2017 0 Comments

DOCKitIN: Podnikanie nikdy nebolo jednoduchšie

Papierových dokumentov spojených s účtovníctvom sa v dohľadnom čase nezbavíme, preto podnikatelia hľadajú riešenia, ako s nimi čo naj­efektívnejšie fungovať. Nielen živnostníci, ale aj rodinné a mnohé malé firmy majú problém udržať si poriadok vo faktúrach a ostatných účtovných dokladoch. Klasický model, keď externý účtovník dostáva doklady raz mesačne a v priebehu týždňa ich zaúčtuje, degraduje účtovníctvo len na nevyhnutné zlo. Také účtovníctvo postačuje možno pre firmu s jedným zamestnancom, nie však pre dynamicky rastúce väčšie spoločnosti.

Keď je účtovníctvo pre firmu príťaž

Aby malo účtovníctvo pre firmu význam, musí  poskytovať podklady na riadenie a rozhodovanie v reálnom čase. Cenné informácie na podporu rozhodovania sa v mnohých firmách nachádzajú nespracované v haldách papierových dokumentov, a nie v prehľadných reportoch. Takisto informácie, ktoré vám poskytne externý účtovník po dvoch mesiacoch alebo aj neskôr, v súčasnom dynamickom biznise strácajú hodnotu.

S cieľom pomôcť firmám zjednodušiť a zefektívniť prácu s papierovými dokumentmi a účtovníctvom spojili sily spoločnosť DOCKitIN, ktorá má k dispozícii osvedčené riešenie na digitalizáciu a archiváciu papierových dokumentov, a dodávateľ online ekonomického softvéru Profit365.

Služba DOCKitIN zbaví vašu firmu papierových dokumentov

Firmy aj podnikatelia sú zahltení rôznymi faktúrami za prenájom, dodávateľskými zmluvami a inými papiermi. Majú ich uskladnené v šanónoch, na poličkách alebo v zakladačoch. Nájsť konkrétny dokument v priebehu pár sekúnd je prakticky nemožné. Služba DOCKitIN funguje tak, že sa zaregistrujete na www.dockitin.com a podľa množstva dokumentov, ktoré chcete spracovať a uskladniť, si zvolíte bezpečnostné obálky. Do firmy alebo domov vám príde stanovený počet špeciálnych obálok. Do nich vložíte dokumenty a pošlete ich po kuriérovi do sídla firmy DOCKitIN. Tam v bezpečnom prostredí vaše faktúry, zmluvy a iné dokumenty naskenujú, vyťažia a uložia do bezpečného cloudového úložiska. V praxi to znamená, že skeny vašich dokumentov sú uložené v zabezpečenom dátovom centre poskytovateľa cloudovej služby a vy k nim budete mať nonstop prístup prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového portálu. Papierové dokumenty následne uschovajú v zabezpečenom, nepretržite monitorovanom archíve.

Spojenie DOCKitIN s Profit365 – automatické účtovanie

Keď už máte dokumenty v digitálnej podobe, prečo ich hneď nezaviesť do účtovného softvéru? Presne toto bolo motívom spojenia ­DOCKitIN s online ekonomickým softvérom Profit365, ktorý sa poskytuje ako cloudová služba typu SaaS čiže softvér ako služba. Profit365 je rýchly, intuitívny a bezpečný nástroj pre vaše podnikanie a vedenie účtovníctva. Spája dáta od manažérov, obchodníkov, nákupcov, skladníkov a účtovníkov, z ktorých zistíte reálny stav svojho podnikania. Profit365 obsahuje okrem iného správu banky, pokladne, skladov, dokumentov, majetku, daňové priznanie pre DPH, databázu slovenských firiem a aktívne prepojenia na externé služby, prípadne váš e-shop. Napriek ­technologickej vyspelosti, prehľadnému používateľskému rozhraniu a transparentnému modelu poskytovania formou cloudovej služby aj Profit365 mal donedávna jeden drobný nedostatok. Bola ním nevyhnutnosť ručného prepisovania údajov z dokumentov do softvéru. To v praxi znamenalo hľadanie zmlúv, bločkov, faktúr a manuálny proces prepisovania údajov z nich do Profit365.

Preto prevádzkovatelia obidvoch služieb spojili úsilie a výsledkom je možnosť automatického prenesenia a zaúčtovania účtovných dokladov bez nutnosti manuálneho prepisovania dát. Pre zaujímavosť, prepojenie technologických a obchodných procesov DOCKitIN a Profit365 trvalo aj s vyladením funkcionality tri mesiace a pokračuje sa ďalej pridávaním funkcionalít do mobilných aplikácií a zjednodušovaním práce s aplikáciou.

Ako to funguje

Celý proces je veľmi jednoduchý. Klient využívajúci prepojenie si v aplikácii DOCKitIN vyberie dokumenty, ktoré chce zaúčtovať. Následne jednoducho klikne na tlačidlo Zaúčtovať v Profit365 a o zvyšok sa postará DOCKitIN (vyťaženie ­údajov a zaúčtovanie prebiehajú na pozadí).

 Keďže na zaúčtovanie je potrebná presnosť a dôslednosť, proces vyťaženia nie je úplne automatický a vždy sa vyžaduje asistencia a verifikácia pracovníka, preto zaúčtovanie jednej faktúry môže trvať 10 minút pri jednoduchej faktúre a pri vyššej zložitosti faktúry (veľké množstvo položiek, rôzne sadzby DPH...) sa čas primerane predlžuje. Stáli klienti však pravidelným účtovaním rovnakých faktúr proces postupne zrýchľujú. V Profit365 si klient už len prípadne otvorí danú faktúru a skontroluje vyťažené údaje z účtovných dokladov.

Výhody

Najväčšie výhody prepojeného systému sú zníženie chybovosti pri prepisovaní údajov, významná úspora času a miesta pri evidencii dokladov či jednoduchý a vždy dostupný prehľad vo všetkých, teda  nielen účtovných dokladoch. Ak to ­zosumarizujeme, zbavíte sa nespratných papierových dokumentov a zároveň zautomatizujete, zrýchlite a zefektívnite svoje podnikanie. Je jedno, či svoj biznis iba rozbiehate, či vlastníte malý obchodík s kancelárskymi potrebami, alebo podnikáte vo veľkom a váš biznis sa rozvíja. Vďaka softvéru Profit365 a službe DOCKitIN sa zbavíte zdĺhavých procesov súvisiacich so zaúčtovávaním papierových aj elektronických faktúr a dokladov.

Zobrazit Galériu

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

Recenzie

Prvé recenzie vyčítajú HomePodu viazanosť na služby Applu a nedostatočné schopnosti Siri

14.02.2018 00:35

V týchto dňoch sa objavujú v médiách prvé recenzie na dlho očakávaný smart reproduktor Applu HomePod, ktorý priamo konkuruje inteligentným reproduktorom, ako je Amazon Echo a Home Google. Teraz, keď s ...

Recenzie

Recenzia: Caterpillar CAT S31 - do blata aj do sauny

13.02.2018 00:10

Do blata aj do sauny Brat vlajkovej lode S41 je navrhnutý prioritne pre ľudí ťažko fyzicky pracujúcich. Od predchodcu sa líši vo vylepšeniach týkajúcich sa procesoru, displeja aj batérie. ...

Recenzie

Herné šialenstvo: január – február 2018

05.02.2018 09:06

Fallout 4 VR a HTC Vive – minirecenzia Na prelome rokov sme pre vás otestovali kombináciu HTC Vive s hrou Fallout 4 VR, ktorú v prípade bundle môžete získať k náhlavnej súprave zadarmo. Postapokalypt ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

PC forum button

Najnovšie videá