ACER_09_SWIFT5 ACER_09_SWIFT5 ACER_09_SWIFT5 Advertisement

DMS si s home office rozumie

0

Špeciálny projekt

Koronavírusová pandémia priniesla širokú škálu obmedzení. Jedno z efektívnych opatrení proti šíreniu choroby COVID-19 je maximálna podpora práce z domu. Takzvaný home office síce nie je v množstve profesií prevratná novinka, ale v slovenskom prostredí bolo využívanie tejto vymoženosti doménou iba niektorých odborov.

„Hlúpe“ riešenia

Súčasťou práce formou home office býva spracovanie dokumentov, ktoré navyše veľmi často vyžadujú spoluprácu s ostatnými kolegami a „putovanie“ dokumentov naprieč jednotlivými oddeleniami. V niektorých organizáciách túto agendu riešia prostým posielaním dokumentov elektronickou poštou, v iných využívajú „hlúpe“ firemné alebo cloudové úložisko. Iste, nejako to funguje a základné požiadavky možno splniť aj týmito metódami, lenže bez pokročilých možností, ako je kontrola nad obehom dokumentov, automatické napojenie na externé systémy alebo správa verzií. O bezpečnosti či presadzovaní pravidiel riadenia obehu dokumentov ani nehovoriac.

Automatizovaný obeh 

Riešenie umožňujúce efektívnu prácu s dokumentmi aj z prostredia domova ponúkajú tzv. systémy DMS (Document Management System), ktoré zaisťujú automatizovaný riadený obeh dokumentov. S dokumentmi sa vďaka DMS pracuje iba v súlade s vopred definovanými pravidlami. Na jednom dokumente či súbore dokumentov možno navyše bezproblémovo spolupracovať s kolegami a používatelia majú istotu, že vždy pracujú so správnou verziou. Pomyselnou čerešničkou na torte je potom podrobné protokolovanie vykonaných zmien aj zabezpečenie prístupu podľa pridelených používateľských rolí a oprávnení.

Z tohto veľmi zjednodušeného opisu vyplýva jeden zásadný fakt – systémy DMS nie sú iba úložiská. Práve naopak. Uloženie je síce dôležitá, ale v podstate len okrajová funkcia. Zásadná je práve pridaná hodnota v podobe pokročilých možností, ktoré prácu s dokumentmi výrazne zefektívnia.

Príklady na lepšiu predstavu

Konkrétny príklad, ako DMS podporuje prácu z domu, môže poskytnúť riadenie ekonomických agend, napr. prijatých faktúr. Stále častejšie hovoríme o tzv. robotizácii dokumentov. Používateľ do DMS nahrá doklady, systém na vyťažovanie dát z dokumentov strojovo získa potrebné metadáta, vyplní a pripojí ich k dokumentu ako metadáta. Na základe nich dôjde k vstupnému automatickému zatriedeniu dokladov do správnych oblastí v úložisku. Pripravené roboty potom na základe zhodnotenia metadát automaticky spustia schvaľovacie procesy na správne zodpovedné osoby, nastavia termíny splnenia a po prvotnom spracovaní sú dokumenty automaticky odovzdané aj do externých systémov. Samozrejmosť je možnosť pokročilého vetvenia schvaľovacích procesov aj mechanizmus notifikácií.

Príkladom môže byť aj tvorba zmlúv, na ktorej sa podieľa viac ľudí. Prvý vytvorí základ zmluvy, druhý doplní potrebné údaje, tretí pripomienkuje, štvrtý schvaľuje. Všetci sa môžu vďaka pokročilému DMS sústrediť na podstatu svojej práce a nemusia venovať energiu tomu, aby všetci zúčastnení mali správnu, naozaj poslednú verziu. A ak je všetko v systéme dobre nastavené, prebehne maximum úkonov úplne automaticky.

Podobných príkladov by sme našli veľa – v neposlednom rade možno spomenúť preukázateľné oboznamovanie s internými pravidlami súvisiacimi práve s home office. Systém DMS zaistí distribúciu smerníc a zaznamená ich prečítanie.

Možnosti pokročilých systémov DMS – napríklad DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition – sú užitočné nielen na podporu home office, ale aj pri bežnej spolupráci naprieč oddeleniami a pobočkami vrátane tých zahraničných. Obdobie koronavírusu tak môže byť v znamení správnych rozhodnutí, ktoré naštartujú efektívne spracovanie dokumentov aj vo vašej spoločnosti.

Dôležité je pochopiť, že takmer nič z uvedeného by sa nedalo efektívne zaistiť pomocou prostých úložísk.

 

Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio

Všetky autorove články
home office DMS Onlio

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať