Image
13.12.2018 0 Comments

DMS naozaj pomáhajú

V súvislosti s podnikovou informačnou architektúrou sa stále častejšie hovorí o tzv. systémoch DMS. Skratka DMS pochádza z anglického Document Management System a zastrešuje aplikácie, ktoré predstavujú auditované centrálne úložisko dokumentov, zaisťujú automatizovaný a riadený obeh dokumentov naprieč organizáciou vrátane takých zlepšení, ako je správa verzií, vynútenie schvaľovacieho procesu, zjednotenie formátov alebo napríklad zabezpečenie archivácie podľa legislatívnych požiadaviek. Vlastnosti systémov DMS môžu byť pre niekoho trochu abstraktné, skúsme si preto pomôcť jednoduchým a ľahko zrozumiteľným príbehom.

Martin pracuje v stredne veľkej spoločnosti ako projektový manažér. Často komunikuje vnútri aj mimo firmy, pripravuje rôzne dokumenty, zaisťuje kontrolu dohodnutých plnení a podobne. Najnovšie dostal za úlohu postarať sa o realizáciu projektu dodávky istej skupiny produktov, ktoré jeho firma vyrába - súčasťou budú však aj ďalšie samostatné prvky, ktoré nakúpia a predajú zákazníkovi.

Úplne na začiatku musí pripraviť zmluvu pre odberateľa, do ktorej treba zapracovať aj podmienky subdodávateľa. Vo firme využívajú systém eDoCat od českej firmy Onlio, ktorá ho postavila na komunitnej verzii platformy Alfresco a vytvorila tak mocný DMS, ktorý je nákladovo dostupný aj pre malé organizácie. V prehľadnom používateľskom rozhraní si Martin vyberie vhodnú šablónu a do dokumentu s automaticky vytvorenou kostrou doplní všetky potrebné údaje a aktuálne podmienky. S každým uložením nového znenia dokumentu zaistí eDoCat automatické vytvorenie novej verzie. Bez toho, aby sa o to Martin musel starať.

V ďalšom kroku musí Martin poslať zmluvu na kontrolu niekomu z realizačného tímu. V eDoCat-e spustí workflow na kolegov z tímu. Napíše, čo presne potrebuje, stanoví termín a čaká na odpoveď – v tom čase však môže, samozrejme, robiť niečo ďalšie. Popritom môže v systéme eDoCat sledovať pribúdajúce pripomienky kolegov. Z pripomienok realizačného tímu vyplynie, že sa Martin musí dokonca vrátiť k jednej z predchádzajúcich verzií návrhu. Vďaka DMS je to jednoduché. Stačí si vybrať. Po niekoľkých kolách pripomienok je z technickej stránky dokument pripravený, pričom v systéme sú jednotlivé zmeny zdokumentované.

Martin má síce povedomie o legislatívnych náležitostiach, ale vie, že zmluvu ešte musí posvätiť právne oddelenie. Z tohto pohľadu sa nemusí o nič starať, pretože vo chvíli, keď bol dokument doladený z technickej stránky, automaticky odišiel ku kontrole právnikom. Mali jednu otázku k špecifikácii, a tak bolo nevyhnutné návrh vrátiť do stavu pred kontrolou realizačným tímom. Organizačne to však bola hračka. Systém DMS sa vlastne sám postaral o všetko vrátane informovania jednotlivých zainteresovaných osôb, že majú niečo urobiť.

Teraz zostáva poslať zmluvu odberateľovi. Po definitívnom schválení je návrh automaticky zaslaný podľa vopred definovaného workflow na podpis – mimchodom, keby Martin pracoval vo verejnej inštitúcii, eDoCat by zmluvu dokázal nahrať aj do registra zmlúv. Posledný krok v tejto fáze je potom vytvorenie pokynu pre realizačný tím o začatí prác.

Spolu s dokončením projektu príde Martinovi informácia o tom, že je všetko hotové a sú mu sprístupnené aj podpísané odovzdávacie protokoly a dodacie listy. Tie sú vytvorené a spravované takisto v DMS, prehľadne pripojené k projektovej dokumentácii. Martin všetko prekontroluje a dáva pokyn na fakturáciu, na čo opäť využije…

Uvedený príbeh je zjednodušená realita každodenného života mnohých zamestnancov pracujúcich s papierovými či elektronickými dokumentmi. Opísaný workflow možno, pochopiteľne, realizovať aj bez systému DMS, ale komplikovanejšie, pomalšie, nekontrolovateľne, s väčšími nárokmi na zdroje vrátane celkových nákladov a hlavne menej prehľadne a s podstatne väčším rizikom chybovosti. A o to určite nikto nestojí.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Made in Slovakia: Predstavujeme zaujímavé inovácie

12.02.2020 14:55

Lepšia obec 2 O projekte Lepšia obec sme už informovali pred rokom. Odvtedy sa projekt rozvinul a pribudla k nemu aj mobilná aplikácia, uľahčujúca obyvateľom komunikáciu s mestským úradom. Cieľom pro ...

ITPro

Python / 4. časť: Efektívny lovec

12.02.2020 14:41

Reťazce (str) Reťazce (strings) patria medzi tzv. zložené (compound) dátové typy, a to z dôvodu, že obsahujú viacero menších prvkov – konkrétne znakov (characters), ktoré zoskupujú do jedného celku. O ...

ITPro

Stealth Falcon: Doposiaľ neznámy backdoor kradne dáta na Blízkom východe

30.12.2019 14:18

Počuli ste už niekedy o skupine útočníkov Stealth Falcon? Prvýkrát sa o nej verejne hovorilo ešte v roku 2012 a jej hlavnými cieľmi sú politickí aktivisti a novinári na Blízkom východe. Odvtedy sa vša ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

Hackkosice_2020

Najnovšie videá