Image
12.6.2018 0 Comments

DMS má zmysel. Šetrí čas a peniaze

Dokumenty sú v zásade dvojakého typu - v tradičnej papierovej, tzv. listinnej podobe alebo v elektronickej. Snom mnohých spoločností je vzdať sa čo najviac tých papierových a uľahčiť si tak spracovanie čoraz väčšieho objemu dokumentov. Na prvý pohľad by sa mohlo zdať, že vo firemnom prostredí to nemusí byť až taký veľký problém, opak je však pravda. Existuje široká škála dokumentov, ktoré vznikajú mimo pôsobnosti organizácie a do firiem sa dostávajú výhradne v listinnej podobe.

Riešením je tieto dokumenty digitalizovať a v rámci interných workflow ďalej pracovať s elektronickou formou. Často sa stretávame aj so situáciou, keď firmy tlačia aj elektronicky doručené dokumenty. To je dané tým, že nemajú nasadené nástroje na prácu s elektronickými dokumentmi, a preto ich následne musia spracovať v papierovej podobe.

Digitalizáciou sa to začína

Ak je na vstupe množstvo papierových dokumentov, je na digitalizáciu dokumentov vhodné využívať skenery, ktoré podporujú dávkové spracovanie a poradia si s rôznorodými typmi materiálov vrátane tých s veľkou gramážou. Dnešné pokročilé možnosti digitalizácie umožňujú vyťažovať dáta zo štruktúrovaných alebo pološtruktúrovaných elektronických dokumentov s veľkou presnosťou. To výrazným spôsobom posúva následné možnosti automatizácie procesov práce s elektronickými dokumentmi. Digitalizácia je však len začiatok cesty. Cieľom je využívať všetky výhody elektronickej správy a spracovania dokumentov vrátane ich automatizovaného riadeného obehu pomocou workflow. Vďaka automatizácii tak možno celý proces spracovania dokumentov poznateľne zrýchliť alebo znížiť chybovosť. Perfektným základom na prácu s elektronickými dokumentmi sú tzv. DMS (Document Management Systems), ako je napríklad DMS eDoCat spoločnosti Onlio.

Workflow urýchli procesy

Pokročilý DMS umožní celkové zefektívnenie každodenných bežných činností s konkrétnymi dokumentmi. Nárast efektivity sa najviac prejaví pri riadení obehu dokumentov pomocou workflow. Používatelia majú k dispozícii automatizované operácie vrátane tých nadväzujúcich na jednoduchú zmenu stavu dokumentu, ďalej pokročilú kategorizáciu dokumentov, fulltextové vyhľadávanie, istotu práce s aktuálnou verziou, históriu úprav, agendové balíčky vopred pripravených typov dokumentov, ako sú napríklad zmluvy, alebo prepojenie s externými systémami vrátane napríklad dátových schránok.

Bezpečnosť zaručená

Elektronická správa dokumentov je výhodná aj z pohľadu bezpečnosti – od riadenia prístupu k jednotlivým kategóriám, konkrétnym dokumentom a verziám cez kontrolu oprávnenosti na vykonávané úkony až po podrobné protokolovanie. Zvyčajne nechýba ani šifrovanie, a to tak na úrovni obsahu, ako aj komunikácie. Všetky tieto bezpečnostné vlastnosti uľahčujú aj splnenie náležitostí daných legislatívou alebo povinnými či dobrovoľnými normami. Vrátane nariadenia GDPR, ktoré očakáva proaktívny prístup k ochrane osobných údajov a jednoznačné zistenie, koho sa prípadné úniky vlastne týkali.

Bežná súčasť DMS je aj podpora archivácie vrátane riadeného prístupu do archívu. Na rozdiel od tradičných papierových archívov majú tie elektronické menšie nároky na fyzický prie­stor a ponúkajú obdobné funkcie, ktoré majú používatelia k dispozícii na prácu so „živými“ dokumentmi. Ide najmä o veľmi jednoduché vyhľadanie archivovaného dokumentu. Okrem toho sa elektronický archív aj ľahšie zálohuje či obnovuje v prípade nejakej katastrofickej udalosti.

Uplatnenie sa vždy nájde

Každá firma má rozdielne požiadavky na funkčnosť pri nasadzovaní systému DMS. Uplatnenie si však nájde v mnohých oblastiach vnútri spoločností bez ohľadu na trh, kde sa pohybujú, predmet činnosti alebo spôsob podnikania. Podľa našich skúseností to je vždy pre firmy prínosom.

Pavel Nykl vyštudoval na Karlovej univerzite v Prahe a v posledných 15 rokoch sa pohybuje na najvyšších manažérskych postoch v spoločnostiach pôsobiacich v oblasti dodávok služieb a komplexných IT riešení. V súčasnosti uplatňuje svoje mnohoročné skúsenosti na pozícii obchodného riaditeľa spoločnosti Onlio.

 

 

Zobrazit Galériu
DMS

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Made in Slovakia / Predstavujeme zaujímavé produkty, projekty a startupy

14.07.2019 10:53

Už takmer rok uverejňujeme v tejto rubrike úspešné IT produkty a IT projekty, semifinalistov súťaže z roku 2018, ktorej vyhodnotenie sa uskutočnilo vlani na jeseň na slávnostnom večeri IT GALA 2018. V ...

ITPro

Praktická kryptológia (26. časť) / Hašovacie nástroje

07.08.2019 06:15

V tejto časti seriálu vám v stručnosti predstavíme dva známe a veľmi často používané kryptografické nástroje, ktoré okrem iného ponúkajú možnosť výpočtu resumé správ, resp. hašov. Prvý z nich je robus ...

ITPro

Linux súkromne i pracovne v2.0 (41. časť) / Git branching a merging

03.08.2019 00:00

V tejto časti seriálu doplníme základné informácie týkajúce sa systému git o časti, ktoré majú súvis s aplikáciou vetvenia a spájania vývojových vetiev (línií). Budeme sa venovať obsahu git repozitáro ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

eFocus_2019

Najnovšie videá