DMS – veľký pomocník pre každého personalistu

0

Personalistika sa týka každej organizácie. A tak ako je to v mnohých iných oblastiach, aj tu je nevyhnutné pracovať so širokou škálou rôznorodých dokumentov.

Našťastie sa už dnes nemusíme spoliehať na tradičnú papierovú formu. K dispozícii sú systémy na spravovanie elektronických dokumentov – DMS. Tie poskytujú nielen nástroje na vývoj personálnej dokumentácie a udržanie kontroly nad ňou, ale zaisťujú aj riadený obeh dokumentov naprieč organizáciou.

Výkonný DMS môže využívať aj open source technológie, ako je to v prípade eDoCat. Ten postavila česká spoločnosť Onlio na otvorenej platforme Alfresco. Práve to prináša zásadnú výhodu v koncovej cene pre zákazníka.


Špeciálne rozšírenie priamo pre personalistiku

Hlavná pridaná hodnota DMS na personálnom oddelení je jednoduchšia kontrola nad personálnymi dokumentmi spoločnosti, ako aj nižší výskyt chýb prameniacich z nedodržania termínov.

Modul Personálny spis DMS eDoCat pokrýva hneď tri oblasti personalistiky. V prvom rade ide o podporu práce s digitalizovanou podobou dokumentov a udržovanie všetkých personálnych dokumentov zamestnanca v jednom elektronickom šanóne. Podstata personálneho spisu je v tom, že dokumenty existujú v jedinom exempláre, sú dostupné oprávneným používateľom z jedného miesta. Záleží na vašej používateľskej pozícii, k akým dokumentom spisu sa dostanete. Nájdenie relevantného dokumentu je potom otázka okamihu.


Ďalšie výhody?

Ďalšou užitočnou funkciou môže byť práca so vzormi dokumentov. Tá podstatne zjednodušuje generovanie nových dokumentov, napr. pri nástupe zamestnanca či v situácii, keď sa mení niektorý z parametrov pracovného pomeru a o tejto zmene vzniká dodatok k pracovnej zmluve. Nesporná výhoda DMS pre personalistu aj zamestnanca je aj to, že sa vždy pracuje s aktuálne platnými dokumentmi.

Posledná, ale nemenej dôležitá súčasť modulu Personálny spis je stráženie termínov. Či už ide o periodické školenia, certifikáty potrebné na vykonávanie určitej profesie, alebo o platnosť pracovných zmlúv na určitú dobu.


Maximálna kontrola i ochrana osobných údajov

Výhodou využitia DMS je takisto existencia detailného protokolu umožňujúceho jednoznačne identifikovať autora zmeny aj čas úpravy. Spolu s riadením prístupu a pokročilými mechanizmami archivácie ide o dôležitú funkcionalitu na spĺňanie legislatívnych a certifikačných požiadaviek vrátane GDPR alebo ISO 9001.

Pre najlepšie systémy DMS je charakteristická úzka väzba spracovania dokumentov na organizačnú štruktúru organizácie. Z pohľadu personalistiky ide okrem iného o spomínané riadenie prístupu k jednotlivým dokumentom. Systémy DMS si poradia i so zaradením pracovníkov do viacerých rôznych rolí.

Jednoducho

Výsledkom nasadenia DMS je vyššia efektivita jednotlivých tímov aj celej organizácie. Uvedené príklady sú nápomocné aj pre ďalších vedúcich pracovníkov, ktorí nie sú zodpovední za oblasť personalistiky. Vďaka vysokej prispôsobivosti možno moderné systémy DMS upraviť podľa konkrétnych predstáv a využiť ich na prácu s dokumentmi na všetkých úrovniach riadenia.

Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio

Všetky autorove články
DMS personalistika dokument

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať