Image
14.7.2019 0 Comments

Čo sa deje vo svete DMS / Hlavné trendy v spracovaní dokumentov

Žijeme v digitálnom veku a platí to aj v prípade práce s dokumentmi, ktorej sa nevyhne žiadna organizácia. Čisto bezpapierová kancelária je síce vízia budúcnosti, ale už dnes množstvo firiem úspešne využíva nejaký systém DMS (Document Management System), ktorý tvorí perfektný základ pre centrálnu správu dokumentov a riadenie ich obehu.

Rovnako ako v iných IT oblastiach aj v prípade spracovania dokumentov dochádza k neustálemu vývoju, ktorý menej či viac kopíruje moderné trendy. Niektoré majú skôr krátky život a používatelia aj dobre zamýšľané zmeny odmietnu, iné sú, naopak, dlhodobo úspešné a veľmi rýchlo ich preberajú komerčné i open source produkty.

Od mobilov a lepšieho používateľského rozhrania...

Jeden z hlavných trendov súčasnosti – nielen pri DMS – je maximálna snaha o vyváženie súkromného a pracovného života. V oblasti spracovania dokumentov sa toto úsilie týka okrem iného aj podpory vzdialených prístupov a mobilných technológií. Zjednodušene povedané, používatelia môžu k dokumentom pristupovať doslova odkiaľkoľvek a kedykoľvek, vystačia si len s pripojením na internet a tabletom alebo telefónom. Pokročilé systémy umožňujú aj offline synchronizáciu dát a na mobilných zariadeniach ponúkajú rovnakú používateľskú skúsenosť ako v prípade klasických počítačov – iste, má to ešte určité nedostatky, ako je napríklad nižšia výkonnosť pri editácii textov, ale smer je jasný a mobilný prístup vyžaduje stále viac používateľov.

Neustály vývoj prebieha aj v prípade používateľského rozhrania. Snahou je nielen maximálne zjednodušenie ovládania, ale aj celkové sprehľadnenie a lepšia vizuálna podoba. Napríklad najnovšia verzia systému eDoCat (2019R1 z jari tohto roka) priniesla od základov prepracované rozhranie vrátane vzdušnejších ovládacích prvkov a intuitívnejších ikon. Systém eDoCat navyše výrazne zjednodušuje prácu s prepojenými a súvisiacimi dokumentmi, a to tak na úrovni vytvárania väzieb pomocou vyťažovania štruktúrovaných dát, ako aj z pohľadu následného spracovania a vyhľadávania. Dokument potom nie je len izolovaná jednotka, ale môže byť súčasťou celého balíka dokumentov, vzájomne prepojených unikátnym spoločným identifikátorom, napríklad referenčným číslom.

… cez dokonalejšiu spoluprácu…

Systémy DMS sú predovšetkým o riadenom obehu dokumentov a spolupráci. Dlhodobý trend je zlepšovanie podpory definovaných dokumentových workflow vrátane úplnej automatizácie, vďaka ktorej sa používatelia o jednotlivé kroky vôbec nemusia starať a majú istotu, že vždy pracujú s aktuálne platnou verziou dokumentu podľa svojich konkrétnych rolí a oprávnení.

Zdokonaľujú sa aj možnosti podpory schvaľovacieho procesu, archivácie či automatizovanej komunikácie s ďalšími systémami, ako je centrálny register zmlúv alebo elektronické dátové schránky. Už spomínaný eDoCat umožňuje nastaviť dokumentový workflow tak, že príjem správy z elektronickej schránky sa uskutočňuje automaticky vrátane plnej podpory následného spracovania - tak ako by to bolo v prípade akéhokoľvek iného dokumentu.

… a digitalizáciu…

Raz bude spracovanie dokumentov čisto elektronické, dnes však treba pracovať s množstvom dokumentov v papierovej podobe. Aby bolo možné dosiahnuť na všetky výhody DMS, musí byť k dispozícii aj bezproblémová digitalizácia. Všetko sa začína už na hardvérovej úrovni – dôležitá je kvalita i spoľahlivosť skenerov, podpora dávkového spracovania aj skenovania rôznorodých materiálov a optické rozpoznávanie znakov.

Výskumy prebiehajú aj v oblasti elektronického papiera. Jeden z cieľov je ponúknuť skutočne kvalitný, ohybný a zo všetkých stránok ľahko použiteľný materiál, aby padli aj posledné pocitové argumenty pre tradičný papier.

… až po nižšie náklady

Odporcovia DMS často argumentujú vysokými nákladmi na tieto systémy. Môže, no nemusí to byť pravda, pretože napríklad systém eDoCat postavila česká spoločnosť Onlio na komunitnej verzii platformy Alfresco Community Edition. Výsledkom nie je len nízka obstarávacia cena, ale aj podstatne menšie celkové náklady na vlastníctvo a vďaka vlastným a unikátnym modulom úplne profesionálne riešenie s istotou ďalšieho rozvoja. Trendom teda je sprístupňovanie riešenia na správu dokumentov širšiemu okruhu organizácií. Mimochodom, eDoCat je k dispozícii tak v tradičnej on-premise podobe, keď ho klient prevádzkuje na svojej infraštruktúre a má všetko pod plnou kontrolou, ako aj v režime softvér ako služba (SaaS), umožňujúcom efektívne rozloženie nákladov a prenesenie starostí s prevádzkou na tím špičkových profesionálov.

 

 


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Nástroj na tímovú komunikáciu a spoluprácu

04.09.2019 13:54

Možno sa vám bude nadpis článku zdať duplicitný. Prečo spomíname aj komunikáciu, bez ktorej tímová spolupráca predsa nemôže fungovať? Microsoft Teams je k dispozícii v bezplatnej verzii Freemium aj v  ...

ITPro

Praktická kryptológia (27. časť): SHA-2, SHA-3

04.09.2019 13:44

Týmto článkom ukončíme tému, v rámci ktorej sme sa venovali základným hašovacím algoritmom. Túto oblasť však ešte úplne neuzavrieme. K hašovacím algoritmom sa určite vrátime a to v súvislosti s ich pr ...

ITPro

Made in Slovakia: Predstavujeme zaujímavé startupy

04.09.2019 12:44

Kimbino - Aktuálne letáky, katalógy a zľavy Kimbino prináša online akciové letáky a katalógy  z vyše 32 krajín sveta, pričom len zo Slovenska pokrýva viac ako 120 obchodov. Sú prehľadné a jednoducho s ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

ACER_092019

Najnovšie videá

SlovakiaTech 2019