Image
15.11.2018 0 Comments

Ako funguje online riešenie DOCKitIN pre vaše papierové dokumenty

Po uverejnení série článkov o riešení DOCKitIN na spracovanie, správu a úschovu papierových dokumentov sme od vás dostali pomerne veľa otázok. Keďže je to zaujímavé a inovatívne riešenie, zhrnieme odpovede do článku.

Ako to funguje?

DOCKitIN elegantne a bezpečne rieši prakticky všetky problémy, ktoré sú spojené s papierovými dokumentmi pre firmy aj súkromné osoby. Papierové dokumenty sú objemné, a pokiaľ sú voľne uložené v zásuvkách či skriniach, existuje riziko, že ich niekto zneužije. Ak máte veľa dokumentov a nie sú nejakým spôsobom usporiadané a katalogizované, nájsť požadovaný dokument je často problém. Následne treba dokumenty naskenovať, prípadne skopírovať a klasickou či elektronickou poštou zaslať na úrad, obchodnému partnerovi a podobne. Princíp fungovania tejto služby je jednoduchý a transparentný. Na webe poskytovateľa služby www.dockitin.com sa zaregistrujete a vyberiete si pre vás najvhodnejšiu službu podľa množstva dokumentov, ktoré chcete spracovať. Potom vám prídu bezpečnostné obálky a v nich po kuriérovi pošlete svoje dokumenty do sídla firmy DOCKitIN. Tam ich v zabezpečených priestoroch preverený pracovník naskenuje a uloží do bezpečného cloudového úložiska. Vy k nim budete mať nonstop prístup prostredníctvom mobilnej aplikácie alebo webového portálu. Ak náhodou potrebujete originál dokumentu, ktorý je uložený vo fyzickom archíve, opäť vám stačí jedno stlačenie tlačidla a dokument príde na adresu, ktorú si určíte.

Je to bezpečné?

Odpoveď na túto otázku poskytuje de facto už predchádzajúca stať. Môžeme potvrdiť, že miestnosť, v ktorej sa dokumenty skenujú, aj fyzické úložisko dokumentov sú skutočne dobre zabezpečené. Z pochopiteľných dôvodov nebudeme opisovať detaily. Dokumenty sú v trezoroch a do miestnosti majú vstup povolený len vyškolení zamestnanci. Samozrejme, vplyv ľudského faktora sa nedá nikdy vylúčiť, no keďže spoľahlivosť je kľúčový atribút tohto typu podnikania, dá sa odôvodnene predpokladať, že zamestnanci prichádzajúci do styku s dokumentmi zákazníkov sú starostlivo preverení a dobre motivovaní.

Aké sú možnosti vyhľadávania v digitalizovaných dokumentoch?

Dokumenty v elektronickej podobe sú uložené u poskytovateľa služby DOCkitIN, presnejšie povedané, nie u neho vo firme, ale v cloude, teda zabezpečenom dátovom centre renomovaného poskytovateľa cloudových služieb. Zákazník si, samozrejme, môže svoje dokumenty po naskenovaní stiahnuť a uložiť u seba, prípadne v cloude, s ktorým pracuje on, či už je to OneDrive, iCloud, Disk Google, alebo iná služba. V dokumentoch sa cez webové rozhranie alebo aplikáciu veľmi ľahko vyhľadáva. V procese digitalizácie sa pomocou rozpoznávania textu získavajú metadáta, aby bolo možné dokumenty indexovať a vyhľadávať v nich. Vďaka metadátam je jednoduchosť a rýchlosť vyhľadávania prakticky rovnaká, ako keď vyhľadávate v zložke dokumentov na svojom počítači.

Dajú sa digitalizované dokumenty zdieľať?

Zákazník si môže digitalizované dokumenty stiahnuť a uložiť na svojom PC alebo v cloudovej službe, ktorú zdieľa. Tieto dokumenty môže podľa svojho uváženia posielať napríklad ako prílohy e-mailov. Aby nebolo treba posielať veľa dokumentov, napríklad pri korešpondencii s účtovníkom či obchodným partnerom, dokumenty sa dajú zdieľať tak, že sa pošle mailom odkaz na dokument. Táto funkcionalita aplikácie je automatická, stačí stlačiť jedno tlačidlo a vygeneruje sa mail. Prípadne zákazník môže požiadať o vytvorenie notársky osvedčenej kópie vybraného dokumentu a poslať takúto kópiu poštou. Služba umožňuje zdieľať viac dokumentov viacerým používateľom. Splnomocnený používateľ môže tieto dokumenty v prípade potreby ďalej zdieľať. Klient služby DOCKitIN má prehľad o tom, kto a komu tieto dokumenty sprístupnil. Táto možnosť je výhodná v domácnostiach napríklad na zdieľanie rôznych poistných zmlúv, ale predovšetkým sa využije v malých firmách na zdieľanie dokumentov medzi konateľmi a manažérmi.

Aké sú možnosti účtovníctva a v akých intervaloch sa posielajú papierové faktúry a bločky?

S cieľom pomôcť malým firmám zjednodušiť a zefektívniť prácu s papierovými dokumentmi a účtovníctvom DOCKitIN umožňuje svojim zákazníkom využívať účtovný systém Profit 65. Je poskytovaný ako cloudová služba typu SaaS čiže softvér ako služba. Funguje tak, že sa digitalizované bločky, zmluvy a faktúry zavedú do účtovného softvéru. Klient služby DOCKitIN vyberie dokumenty, z ktorých chce vyťažiť údaje potrebné na zaúčtovanie, či už sú to zdigitalizované papierové doklady, alebo elektronické dokumenty, ktoré prišli ako prílohy e-mailov, najčastejšie vo formáte PDF. Následne na webovom portáli jednoducho klikne na tlačidlo Zaúčtovať v Profit365 a o zvyšok sa postará DOCKitIN. Keďže na zaúčtovanie je potrebná presnosť a dôslednosť, proces vyťaženia nie je úplne automatický a vždy je nevyhnutná asistencia a verifikácia pracovníka. V aplikácii Profit365 si klient alebo jeho účtovník už len otvorí danú faktúru a skontroluje vyplnené údaje z účtovných dokladov, nemusí ich vpisovať.


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Bosch ConnectedWorld 2019: 3 príklady využitia IoT v praxi (video)

16.05.2019 12:54

Bosch Connected World 2019 je jednou z najväčších medzinárodných konferencií venovanej Internetu vecí. V dňoch 15. a 16. mája na nej predstavuje viac ako 80 vystavovateľov svoje riešenia pre využitie ...

ITPro

Security: Päť operačných systémov vo firme? Zvládnuť sa to dá

03.06.2019 00:00

Bežný človek by si mohol myslieť, že firmy v našich končinách nefungujú na ničom inom, len na Windows. Ide síce o najrozšírenejší operačný systém, nemusí to však byť najvhodnejšia platforma pre všetky ...

ITPro

Prieskum: Trh ERP na Slovensku v roku 2018

08.05.2019 12:41

Redakcia magazínu PC REVUE uskutočnila v priebehu apríla prieskum predaja podnikových informačných systémov (ERP) na slovenskom trhu v roku 2018. V rámci prieskumu boli oslovené obchodné zastúpenia za ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

SWAN_062019

Najnovšie videá



PC forum button