Ako efektívne pracovať z domu

0

Pre pracovníkov na niektorých pozíciách je práca odkiaľkoľvek, a teda aj z domu samozrejmosť, takže pre nich sa nič nemení. Iní sa budú musieť na nové podmienky urýchlene adaptovať, a to tak firmy, ako aj zamestnanci.

Pracovný alebo súkromný počítač?

Technická výbava na home office alebo vo všeobecnosti na prácu odkiaľkoľvek predpokladá vhodné zariadenie, teda stolový počítač alebo notebook, prípadne tablet vyššej triedy s klávesnicou. Výhodná je možnosť pripojenia externého monitora. Rovnako dôležitá je aj softvérová výbava. Vo väčšine prípadov to bude kancelársky balík obsahujúci aplikácie na prácu s dokumentmi, tabuľkami, prezentáciami a aplikácia na správu agendy, plánovanie času a e-mailovú komunikáciu. Moderné kancelárske balíky majú integrované aj efektívne nástroje na tímovú spoluprácu. Pracovníci iných povolaní zas potrebujú grafický softvér, aplikácie CAD či nástroje na vývoj so­ftvéru. Najjednoduchšia situácia je vo firmách, ktoré už umožnili zamestnancom využívať v práci súkromné počítače.

Vlajkové modely smartfónov Samsung a Huawei umožňujú pripojenie k monitoru. Na veľkej obrazovke pomocou klávesnice a myši možno pracovať rovnako komfortne ako na desktope. Takisto manažéri a pracovníci na pozíciách obchodníkov, ktorí cestovali k zákazníkom či partnerom, majú všetko potrebné na svojich notebookoch. Pri ostatných musia vedúci pracovníci a IT špecialisti riešiť dilemu, či umožniť zamestnancom, ktorí môžu pracovať z domu, vziať si domov počítače z pracoviska, alebo si nainštalujú potrebný softvér na sú­kromné počítače. No v dnešnej situácii je prioritná kontinuita, takže najlepšie riešenie je také, ktoré vyhovuje obom stranám. A keďže každý ďalší počítač v domácnosti sa zíde, rozumné firmy nebudú brániť tomu, aby zamestnanci pracovali z domu na firemnom zariadení.

Firemný server alebo cloud?

Nevyhnutný predpoklad na tímovú spoluprácu je dobre zabezpečený úložný priestor na zdieľané dokumenty. Môže to byť na firemnom serveri, na zariadení typu NAS, prípadne v niektorej cloudovej službe. Aj v tomto prípade majú výhodu firmy, ktoré konsolidovali svoje IT prostredie a teraz im stačí vytvoriť pre ľudí pracujúcich z domu bezpečné pripojenie, napríklad pomocou VPN čiže virtuálnej privátnej siete. Menšie firmy podnikajúce mimo IT, ktoré nemajú IT oddelenie, môžu na spoluprácu využiť to, že väčšina z nás má počítač aj smartfón pripojený k niektorej cloudovej službe. Najčastejšie k službe, ktorú ponúka výrobca zariadenia či operačného systému, prípadne kancelárskeho balíka. Tieto služby majú implementované aj funkcie súvisiace s personálnou agendou, ako je správa kontaktov, kalendár, správa úloh a projektov či možnosť písania poznámok. Na tímovú spoluprácu využijú cloudovú službu, ktorú používa firma.

Pri klasickom brainstormingu o projekte či nápade v zasadačke, kde sú všetci osobne prítomní, sa na rozvíjanie myšlienky pomocou textu či grafiky používajú rôzne klasické či elektronické tabule. Notebooky, tablety a smartfóny s vhodnou aplikáciou a cloudovou službou na pozadí umožňujú zorganizovať operatívny brainstorming kedykoľvek a bez ohľadu na to, kde sa členovia tímu práve nachádzajú. Ak môžete pri brainstormingu používať kvalitný nástroj na zdieľanie textu, grafiky, prípadne aj ďalších foriem multimédií, budete prekvapení, koľko nápadov sa nazbiera a ako sa budú rozvíjať a vetviť. Hlavne možnosť kresliť či už elektronickým perom na ultrabooku a tablete, alebo hoc aj prstom na displeji smartfónu je v mnohých prípadoch neoceniteľná. Dokáže urýchliť kreatívny pohľad a zvýšiť koncentrovanie pozornosti na prezentovanú myšlienku. Kreslenie pomáha ľuďom vymaniť sa z limitov tradičného myslenia a premýšľať o známych veciach iným spôsobom, čo môže viesť k neočakávaným nápadom.

Tvorba dokumentov

Najjednoduchšia paralelná spolupráca môže byť realizovaná pomocou klasických aplikácií na tvorbu dokumentov a dokumenty môžu byť uložené lokálne. Každý autor spracuje svoju časť, pošle e-mailom vedúcemu, ktorý potom tieto časti spojí, a ak treba, pošle dokument na schválenie nadriadenému. Oveľa efektívnejšie je mať dokument uložený buď na firemnom serveri, alebo v cloudovom úložnom priestore. Vtedy možno na dokumentoch pracovať súčasne. Typický je scenár, keď dvaja kolegovia pracujú na produktovej ponuke. Potrebujú vytvoriť niekoľko dokumentov, tabuliek a prezentácií, pričom niektoré z nich budú zdieľať s ďalšími kolegami alebo vedúcimi pracovníkmi, napríklad s cieľom pripomienkovania. Keď jeden z nich vykoná zmeny v dokumente, tabuľke alebo prezentácii, môže druhý spolupracovník vidieť vykonané zmeny v reálnom čase a okamžite reagovať na úpravy. Obidvaja pracujú na rovnakom dokumente, takže netreba dokumenty neustále preposielať vo forme e-mailových príloh od jedného k druhému.

Interaktívna komunikácia

Doma však museli zostať aj obchodníci, ktorí by inak väčšinu svojho času trávili na pracovných cestách za zákazníkmi a partnermi. Nové okolnosti preto znamenajú pre firmy veľký problém týkajúci sa nielen toho, ako efektívne a bezpečne pracovať z domu, ale aj ako komunikovať s obchodnými partnermi a zákazníkmi. Veľa firiem aj dosiaľ využívalo na takúto komunikáciu rôzne telekonferenčné riešenia. Bežný scenár za normálnych okolností zjednodušme na dve firmy, ktorých relevantní zamestnanci sedia v konferenčných miestnostiach alebo zasadačkách a na obrazovku či plátno sa premietajú prezentácie a záber na prezentujúceho. Teraz si predstavte situáciu, že ľudia z obidvoch firiem sú doma, takže usporiadať telekonferenciu je oveľa náročnejšie. Touto problematikou sa zaoberá samostatný článok. Náhradné riešenie je interaktívna prezentácia. Prezentácia, či už v PowerPointe, Keynote, Sway, či inom programe, je de facto takisto dokument a veľakrát je tvorba prezentácie výsledkom tímovej práce viacerých ľudí nad jedným dokumentom. Prečo nevyužiť rovnaký princíp, t. j. brainstorming alebo rokovanie nad dokumentom, aj pri jeho prezentovaní zákazníkom či partnerom?

Tímová spolupráca

Predpokladajme scenár, keď firma potrebuje reagovať na ponuku na verejné obstarávanie. V praxi to znamená čo najrýchlejšie, najefektívnejšie a najkvalitnejšie vytvoriť dokumenty s konkurencieschopnou ponukou. Na scenári budú zainteresovaní traja pracovníci. Ten, ktorý má na starosti marketing, musí spolupracovať so šéfom oddelenia a finančnou riaditeľkou, aby rýchlo a kvalitne vytvorili potrebné dokumenty. V súčasnej situácii však všetci traja pracujú z domu.

Určite si viete predstaviť intuitívne riešenie tohto scenára. Začnú sa „žeraviť“ telefónne linky a členovia nášho fiktívneho tímu si vymenia desiatky e-mailov s rôznymi verziami dokumentov. Čas sa kráti, panika rastie, stúpa aj pracovné úsilie, no pri nekoncepčnom riešení nemusí byť výsledok ani zďaleka priamoúmerný vynaloženému úsiliu. Ako by mohlo vyzerať koncepčné riešenie?

1. Prvá etapa je brainstorming. Tím kreovaný na túto príležitosť bude spoločne formovať predstavy o tom, ako najlepšie reagovať na výzvu prostredníctvom zdieľaného poznámkového bloku. Členovia tímu spoločne spresnia svoje predstavy o tom, ako najlepšie reagovať na ponuku.

2. Pracovník marketingu je za úlohu zodpovedný a táto zodpovednosť ho povyšuje na šéfa tímu. Ako líder tímu môže v poznámkovom bloku sledovať históriu zmien, ktoré jednotliví členovia tímu urobili.

3. Po dokončení konceptu ponuky zdieľaný poznámkový blok splnil svoju úlohu nástroja na brainstorming. Bloky textu, ktoré budú tvoriť jadro pripravovaných dokumentov, sa prekopírujú z poznámkového bloku do firemnej šablóny pre príslušný typ dokumentu vo vhodnej aplikácii. Dokument bude na firemnom serveri alebo v cloude, aby na ňom mohli pracovať viacerí spoluautori.

4. Všetci členovia tímu spoločne pracujú na rovnakej verzii dokumentu, každý edituje svoju vlastnú sekciu bez obáv z konfliktov. Počas práce si každý člen tímu môže nechať zvýraznene zobraziť zmeny, ktoré urobili ­ostatní. Práca vďaka synergii pokračuje rýchlo, takže nebude problém stihnúť ­termín odovzdania ponuky.

5. Šéf tímu dokončuje finálnu verziu celého dokumentu vrátane revízie od vedúceho oddelenia a príspevkov finančnej riaditeľky. Nemusí sa starať o zladenie ich zmien, pretože všetci pracujú na rovnakom dokumente v rovnakom čase, takže každý člen tímu si bol vedomý zmien, ktoré sa vykonali.

6. Vzhľadom na to, že dokument bol spoločne upravovaný a riadený, nie je potrebné jeho finálne schvaľovanie a firma posiela dokument v stanovenom termíne.

Prezentácia pre zákazníka

Aj tento scenár je prispôsobený špecifickej situácii, keď ľudia pracujú z domu. Treba pripraviť aktuálne prezentácie na uvedenie produktu na trh. V zmätku súvisiacom s okamžitým prechodom na home office si obchodník pred odchodom z firmy nestihol stiahnuť do notebooku aktuálnu verziu dokumentov. To nič, veď prezentáciu má uloženú v cloudovom úložisku, ku ktorému má vytvorený bezpečný prístup. Navyše do zdieľanej prezentácie môže zvyšok realizačného tímu dopisovať fakty o vlastnostiach dokončovaného produktu. Podľa aktuálneho stavu projektu môžu dopĺňať ekonomické údaje, napríklad cenové kalkulácie, samozrejme, len tie, ktoré chcú komunikovať zákazníkovi. Na prezentovanie zákazníkovi sa využije riešenie na zdieľanie prezentácie vrátane prenosu obrazu a zvuku prezentujúceho.

Plánovanie času

Pri home office je dôležité správne si zorganizovať čas. Niektoré povolania môžu (prípadne pre vzájomnú online spoluprácu dokonca musia) „kopírovať“ zaužívaný čas. Pri iných je zas dôležité splnenie zadaných úloh. Na začiatok je celkom dobré urobiť si krátkodobý aj dlhodobý prehľad pracovných cieľov. Potom sa pozrieť na každý z nich a naplánovať si, ktoré aktivity sú potrebné na ich dosiahnutie a, naopak, ktoré so splnením úlohy nesúvisia a dajú sa eliminovať. Každé ráno skôr, ako začnete pracovať, si naplánujte finálny denný rozvrh. O niekoľko dní zistíte, že naplánovanú prácu zvládate rýchlejšie, efektívnejšie a s menšou námahou. Bez konkrétneho plánu totiž veľa času strávite napríklad tým, že premýšľate, čo teraz robiť, aby ste sa ešte nemuseli pustiť do nepríjemnej úlohy, ktorá stále čaká a už dlhšie ju ignorujete.

Predovšetkým je vhodné nenechať sa zavaliť zbytočnou prácou. Ide predovšetkým o drobné povinnosti, ktoré zvyknú vyrušovať pri plnení podstatnejších úloh. Väčšinou je to e-mailová komunikácia, nedôležité telefonáty, vyrušovanie priateľmi s problémami, ktoré sa človeka bezprostredne nedotýkajú, či novodobý fenomén – trávenie času pri rôznych aktivitách na sociálnych sieťach. Buďte na seba prísni – ku každej úlohe, do ktorej sa pustíte, si stanovte termín a dodržte ho. Odhaľte rutinné úlohy a navrhnite sami pre seba ich efektívne riešenie.

Za úspechom pri dosahovaní optimálneho riadenia svojho času stojí aj koordinácia časového rozvrhu s rozvrhom ostatných. Pri firmách s centrálnym plánovaním času pre určité skupiny pracovníkov to nie je problém, samozrejme, iba vtedy, ak na tento účel využívajú kvalitné nástroje.

Veľa firiem, ktorých pracovníci mali na počítačoch v práci nakonfigurované pracovné prostredie vrátane kalendára, bude hľadať spôsob, ako by mohli fungovať z domu. Väčšina nástrojov na plánovanie času a pripomienkovanie úloh má aj varianty dostupné cez webové rozhranie. Tu je však rozdiel vo filozofii prístupu.

Práca v offline režime

Dokumenty v cloude, prípadne na firemnom serveri a online verzie kancelárskych balíkov sú bezpečné a efektívne prostredie, ale len v prípade fungovania primerane rýchleho internetového pripojenia. Súčasná situácia, keď je veľa ľudí doma, vyvoláva veľký nápor na internetové pripojenie. Niektorí pracujú, iní sa vzdelávajú a zrejme najväčšia skupina využíva internet na zábavu. Ani za týchto okolností by nemal byť s internetovým pripojením problém, je však dobré byť pripravený aj na výpadok pripojenia. Odporúčame preto mať dokumenty uložené aj lokálne. Potom môžete pokračovať v práci aj počas prípadného výpadku.

 

Ľuboslav Lacko

Všetky autorove články
homeoffice

Pridať komentár

Mohlo by vás zaujímať

Mohlo by vás zaujímať