Image
8.5.2019 0 Comments

7 spôsobov, ako cloud mení prácu v HR

Do cloudu si firmy aj verejné inštitúcie presúvajú čoraz viac dát a využívajú stále širšiu paletu softvérov vo forme služby. Tento trend neobchádza ani oblasť riadenia ľudských zdrojov, práve naopak – je viacero dôvodov, pre ktoré by si manažéri HR mali všímať možnosti, ktoré im cloudové riešenia ponúkajú.

Na úvod si zopakujme dnes už známe fakty. Cloud computing je forma využívania softvéru, ktorý nie je fyzicky nainštalovaný vo vašom počítači (či na vašom serveri), ale pristupujete k nemu a ním využívaným dátam na diaľku pomocou internetu. Za túto službu platíte pravidelný poplatok. V tomto bode začíname hovoriť o prvých výhodách cloudu – nepotrebujete masívne investície do licencií a infraštruktúry pri prechodoch na technologicky náročnejšie, modernejšie alebo nové aplikácie a programy. Ich nasadenie je rýchle a pohodlnejšie z pohľadu používateľov. Svoje náklady máte pod kontrolou – platíte len za to, čo skutočne potrebujete a využívate. Odpadajú vám starosti s často komplikovanou správou IT riešení, o všetko sa stará dodávateľ. Skrátka je to podobné, ako keď si objednáte paušál u svojho mobilného operátora.

Ale vráťme sa späť do sveta HR. Ak sme vraveli o finančných úsporách, tie dopĺňajú ďalšie zaujímavé benefity cloudu, ktorý výrazným spôsobom mení prácu personalistov a manažérov HR. Bez ohľadu na poradie, v ktorom sú vymenované, nimi sú hlavne:

1. Nový prístup k zabezpečeniu citlivých údajov 

2. Vysoká stabilita systémov HR

3. Softvér HR ako služba

4. K dispozícii bez obmedzení

5. Sprístupnenie vybraných údajov zamestnancom

6. Menej „papierovačiek“

7. Vyššia spokojnosť zamestnancov

 

1. Nový prístup k zabezpečeniu citlivých údajov

Je hneď niekoľko regulatív, ktoré upravujú fungovanie firiem. Tá najvýznamnejšia na poli ochrany osobných údajov, ktoré sú esenciálnou súčasťou činnosti HR útvarov a pracovníkov, je GDPR. Odhliadnuc od drakonických sankcií, ktoré hrozia pri zlyhaniach v tejto oblasti, je aj z pohľadu imidžu podniku a prístupu k jeho zamestnancom nevyhnutné, aby sa ich personálne dáta nestali verejnou informáciou, prípadne nedošlo k ich zneužitiu.  

Cloud napriek počiatočným obavám potvrdil, že aj v oblasti zabezpečenia (nielen) citlivých údajov pred zneužitím, únikom alebo stratou často prekonáva úroveň, ktorá je štandardná vo väčšine organizácií. Z pohľadu poskytovateľa cloudových služieb je totiž kľúčové, aby garantoval maximálnu ochranu dát klientov, ktoré automaticky šifruje a pravidelne zálohuje a riadi prístupové práva tak, aby sa k dátam dostali len presne definovaní pracovníci.

2. Vysoká stabilita systémov HR

Na aký dlhý čas si viete predstaviť, že by ste nemali prístup do systému HR? Jeden deň? Hodinu? Desať minút? Podľa Murphyho zákona nastane výpadok práve v tej chvíli, keď potrebujete rýchlo spracovať mzdy pre zamestnancov. Aby ste sa vyhli akýmkoľvek komplikáciám, je ideálne, ak sú systémy funkčné a je zabezpečená okamžitá podpora.

V prípade, že si softvér prenajímate ako službu, musí jej poskytovateľ garantovať, že ju môžete využívať 24/7. Odpadajú vám tak starosti nielen o technickú stránku systémov, ale napríklad aj o protipožiarne zabezpečenie, záložné zdroje či o aktualizácie bezpečnostných záplat a ochrany proti útokom hackerov. Platí, že aj tieto funkcie dokáže seriózny a spoľahlivý poskytovateľ cloudových služieb často udržiavať na lepšej úrovni, ako by ste to dokázali vo vlastnej réžii. Rovnako zabezpečuje aj imunitu vašich aplikácií proti vírusom a hackerom.

3. Softvér HR ako služba

Cloud je v podstate „zlepšovák“, ako bez veľkých jednorazových vstupných nákladov získať prístup k vyspelým aplikáciám HR, ktoré na svoju prácu potrebujete. Softvér je v tomto prípade (vrátane databáz) nainštalovaný na serveroch poskytovateľa a vy sa k nemu pripájate cez internet. Nemusíte investovať do výkonného servera ani starostlivosti oň, pretože toto zariadenie vám prenajíma rovnako ako softvér.

Ak sa pýtate, v čom je to iné, bežný používateľ vlastne nevidí žiadny rozdiel ani vo funkčnosti, ani vo vzhľade. Všetko vyzerá tak, akoby bol program nainštalovaný priamo v jeho počítači.

Z pohľadu firmy sú však rozdiely naozaj dramatické, a to v dobrom zmysle slova. Ak sa na to pozrieme len z pohľadu finančného manažéra, dajú sa zhrnúť do troch bodov: predvídateľné náklady (vopred viete, koľko vás to bude v budúcnosti stáť), menšie prvotné investície na získanie softvéru, jeho modernizáciu a údržbu a žiadne dodatočné investície do hardvéru (ako je napríklad serverová infraštruktúra).

4. K dispozícii bez obmedzení

Jediné, čo naozaj musíte mať, je internet. Ak ste pripojení, neexistuje miesto, kde by ste ako manažér HR či personalista nemohli pracovať s dátami, informáciami a nástrojmi, ktoré aktuálne potrebujete na splnenie svojej úlohy. To je obrovská výhoda cloudových služieb v porovnaní s on-premise softvérom. Pretože dnes už má smartfón naozaj každý z nás a aj toto zariadenie postačuje na to, aby ste napríklad večer pri sledovaní svojho obľúbeného seriálu v televízii mohli okamžite zareagovať na náhly dopyt či požiadavku.

Áno, mnohí by sme privítali, keby sme neboli okamžite dosiahnuteľní kdekoľvek, kde máme k dispozícii počítač, tablet či mobil s pripojením na internet. Ale to už nie je chyba cloudu. Mať celú agendu pri vždy sebe a vyhnúť sa tak problémom, keď potrebujete niečo rýchlo schváliť, pozrieť alebo skontrolovať, je často na nezaplatenie.

5. Sprístupnenie vybraných údajov zamestnancom

Len málo ľudí by potešilo, keby sa ich mzdové ohodnotenie stalo verejným tajomstvom. Podobné zlyhanie ochrany nielen tejto citlivej informácie je po nasadení cloudu výrazne limitované. A tak nehrozí, že napríklad IT oddelenie vašej firmy bude mať prístup k takýmto dátam (čo stále je v mnohých organizáciách bežné).

Platí však aj opačné pravidlo – cloud sprístupňuje vybrané údaje, ktoré boli v minulosti uzamknuté v HR kanceláriách a dostupné len personalistom, aj ostatným pracovníkom firmy. A tí k nim majú okamžitý prístup na základe presne definovaných práv. V praxi to znamená, že napríklad zamestnanci môžu aktualizovať svoje osobné údaje na diaľku – ak zmenia adresu trvalého bydliska, zdravotnú poisťovňu, číslo účtu a pod., zistiť, aký majú zostatok dovolenky, na ktoré benefity majú nárok, zorientovať sa v organizačnej štruktúre spoločnosti či požiadať o vzdelávaciu aktivitu, dovolenku a pod.

To všetko vedia urobiť úplne jednoducho priamo v systéme, nepotrebujú „audienciu“ na personálnom oddelení. Samozrejme, manažéri majú okrem toho k dispozícii rôzne rozšírené prehľady a ďalšie informácie o svojich podriadených.

6. Menej „papierovačiek“

Už z prechádzajúceho bodu vyplýva ďalší benefit využitia riešení HR v cloude – je ním minimalizácia papierovej agendy. Všetko je digitalizované, bezpečne uložené a centralizované, takže personalisti v záznamoch môžu jednoducho vyhľadávať a nájsť požadované informácie doslova za sekundu. To šetrí papier aj čas.

Dobrý príklad je obyčajná žiadosť o vzdelávaciu aktivitu. V našej firme si kedysi zamestnanci museli dohľadať šablónu vo Worde, ktorú následne vyplnili, vytlačili, podpísali a predložili na schválenie nadriadenému. Dnes im na to stačí pár klikov v aplikácii. To určite ocenia hlavne spoločnosti s viacerými pobočkami alebo pracoviskami, kde je obeh papierových lístkov veľmi komplikovaný a zdĺhavý a e-mailová komunikácia neprehľadná.

7. Vyššia spokojnosť zamestnancov

Cloudové riešenia pre personalistov zlepšujú aj jeden nezanedbateľný parameter, dôležitý na správne fungovanie akejkoľvek firmy. Je ním spokojnosť zamestnancov. Dnes už je pre väčšinu z nás prirodzené fungovať online, a tak oceníme, ak rovnaký komfort ako pri nakupovaní v e-shope dostaneme aj pri využívaní firemných aplikácií. Aj preto už nechceme papierové dovolenkové lístky, odmietame behať na personálne s každou jednou zmenou osobných údajov či vyvolávať vedúcemu, keď potrebujeme vedieť, koľko nám zostáva dovolenkových dní.

Obzvlášť vypuklé je to v prípade mileniálov a generácií nastupujúcich po nich. Softvér HR v cloude im dáva samostatnosť a nezávislosť. To, čo potrebujú, si vedia nájsť a vybaviť kedykoľvek a s útvarom ľudských zdrojov budú riešiť naozaj len kritické a závažné veci. Navyše získajú veľmi dôležitý pocit, že pracujú vo firme, ktorá je moderná a uľahčuje im život. To je veľmi významné reputačné hodnotenie nielen v čase, keď je na trhu nedostatok voľných pracovných síl.

ERP

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Linux súkromne i pracovne v2.0 (40. časť) Príkazy git

18.06.2019 14:20

Táto časť seriálu bude stručným sumárom základných príkazov CLI, pomocou ktorých naštartujeme prácu v systéme git. Pomocou tejto jednoduchej referencie sa naučíme inicializovať prácu so systémom git a ...

ITPro

Praktická kryptológia (25. časť) Hašovacie konštrukcie

18.06.2019 14:05

V prípade, že sa rozhodneme hlbšie si naštudovať základy hašovacích algoritmov MD a SHA, určite sa stretneme s pojmami ako Merklova-Damgårdova, resp. Wide-Pipe konštrukcia. Pomocou nich sa za použitia ...

ITPro

VMware NSX L2 VPN alebo Ako si ponechať IP adresu

19.06.2019 14:01

V digitálnej dobe 21. storočia čoraz viac spoločností outsourcuje svoje IT riešenia a systémy k rôznym poskytovateľom na IT trhu ako súčasť znižovania nákladov. Aj keď v poslednom čase pozorujeme znač ...

q

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

SWAN_062019

Najnovšie videá