Image
19.11.2016 0 Comments

IT Pro: Spoznajte a optimalizujte svoje procesy

Skúmanie procesov s cieľom ich následnej optimalizácie klasickými metódami, teda pomocou cosultingu, workshopov a interview s vlastníkmi procesov má niekoľko obmedzení:

Subjektivita – každý rozpráva o procese zo svojho pohľadu, resp. z pohľadu svojej funkcie, skúsenosti, zamýšľa sa nad tým, ako by to podľa neho malo fungovať.
Izolovanosť – v mnohých prípadoch každý vidí len svoju časť problematiky a nepozná celkovú architektúru a koncepciu.
Výnimky – buď sa na ne pri rozhovoroch s vlastníkmi procesov zabúda, alebo naopak, kladie sa na ne prehnaný dôraz. Napriek tomu, že nastanú len občas, je ich ošetrenie veľmi dôležité.
Viditeľnosť – firmy často tvrdia, že niektoré procesy nemajú jednoducho preto, že ich nemajú opísané a automatizované.

Preto procesy navrhnuté na základe takýchto analýz často fungujú inak, sú tam rôzne výnimky a podobne. Preto vznikol process mining, akademická oblasť a v súčasnosti už aj odvetvie, ktoré sa smelo dá nazvať vednou disciplínou. Ako vyplýva z názvu, je to vlastne data mining, ale na dáta sa v tomto prípade pozerá z hľadiska procesov.

Process mining umožňuje analýzu podnikových procesov na základe zaznamenaných udalostí z uplynulého obdobia, uchovaných v databázach firemných informačných systémov. Pomôže odhaliť reálny, existujúci stav firemných procesov. Ten sa dá porovnať s projektovaným návrhom procesov a navrhnúť optimalizačné zásahy, aby procesy skutočne prebiehali tak, ako boli pôvodne nadefinované, prípadne vďaka optimalizácii ešte efektívnejšie.

V súčasnosti sú všetky procesy dostatočne logované a je z nich zhromažďované menšie alebo väčšie množstvo údajov. Vznikajú protokoly udalostí, či už systémové, ktoré sú viac alebo menej heterogénne, neštruktúrované a sú uložené v rôznych súboroch, alebo štruktúrované údaje v databázach. Pod pojmom udalosť sa myslí napríklad úkon výrobnej linky, porucha, prijatie faktúry a podobne.

Vstupy z firemných, vo väčšine prípadov heterogénnych informačných systémov poskytujú informácie o každom kroku v danom procese. Typicky sú to informácie o čase, keď bol príslušný procesný krok vykonaný, ktorí zamestnanci na akých organizačných jednotkách na ňom participovali, náklady na jednotlivé kroky a podobne. Čím väčší počet dát, tým kvalitnejšia a presnejšia môže byť výsledná analýza. Každý údaj však musí mať minimálne tieto tri hlavné atribúty:

identifikátor, aby bolo možné odhaliť a opísať súvislosti medzi údajmi. Napríklad v procese schvaľovania faktúry je to číslo faktúry, vo výrobe identifikačné číslo zamestnanca. Môže byť prirodzený (rodné číslo, číslo faktúry) alebo umelý, napríklad systémom pridelené poradové číslo, prípadne identifikátor vzniknutý ako kombinácia prirodzených identifikátorov
opis udalosti, teda čo sa stalo
dátumový a časový údaj, keď k udalosti došlo. Ideálne je mať dva časové údaje – kedy sa udalosť začala a kedy sa skončila

Okrem týchto povinných atribútov majú záznamy spravidla aj niekoľko dodatočných atribútov, opisujúcich resources, ľudské zdroje, sumy faktúr, identifikátory dodávateľov a podobne. Relevantnosť výsledku analýz závisí nielen od sofistikovanosti analytických nástrojov, ale predovšetkým od kvality vstupných údajov. Tie spravidla pochádzajú z viacerých heterogénnych systémov. Process mining vychádza z konkrétnych údajov opisujúcich procesy vrátane všetkých výnimiek, ktoré nastali, čo eliminuje subjektivitu a ďalšie nevýhody klasického návrhu procesov. Úlohou process miningu je tieto dáta z jedného alebo viacerých systémov zozbierať a následne spracovať.

V prvej fáze sa analyzujú možné varianty, ktorými proces počas svojej existencie prebiehal. Nasleduje syntéza, teda zlúčenie týchto variantov. Kľúčová fáza process miningu je objavovanie čiže identifikácia procesu v množstve zozbieraných údajov. Úlohou tejto fázy je identifikovať proces na základe údajov, nájsť daný proces v dátach. Proces je identifikovaný na základe reálnych údajov, takže je opísaný objektívne na rozdiel od subjektívnych opisov pri klasickom skúmaní formou interview a consultingu. Nasleduje procesná diagnostika – nástroje process miningu sa snažia nielen odhaliť úzke hrdlá, ale predovšetkým upozorňujú analytika či konzultanta na možnosti zlepšenia.

Z uvedeného vyplýva, že v rôznych fázach projektu sú potrební rôzni špecialisti a konzultanti. Na začiatku nie sú dôležití analytici biznisu, ktorí sa snažia pochopiť proces do hĺbky, ale dátoví analytici, ktorí identifikujú miesta, odkiaľ treba relevantné údaje zbierať. Veľmi dôležitá funkcia nástrojov process miningu je porovnanie procesov, napríklad pred optimalizáciou a po nej, prípadne sa dajú porovnať procesy v rôznych pobočkách, aby sa ostatné pobočky mohli poučiť zo skúsenosti tých najlepších.

Process mining dokáže vyťažiť z protokolov udalostí údaje a súvislosti. Výsledkom je procesná mapa, ktorá celý proces vizualizuje a umožňuje ho lepšie pochopiť a hlavne odhaliť potenciálne problémy, takzvané úzke hrdlá či preťažené ľudské zdroje. Najviac pozornosti pri optimalizácii, samozrejme, treba venovať procesom, ktoré trvajú dlho, tam bude 10-percentné zlepšenie v absolútnej kvantitatívnej miere najvyššie.

Úlohou nástrojov na process mining nie je vyrieknuť verdikt typu, že tieto procesné kroky sú neefektívne, prípadne títo pracovníci pracujú horšie ako iní. Napríklad vo firme je tím ľudí, ktorí vykonávajú nejakú úlohu, a analýzou protokolov sa zistí, že jednému zo zamestnancov to trvá trikrát dlhšie, ako je priemer. Konzultanti vykonávajúci procesnú analýzu upozornili zákazníka, že tento zamestnanec má zrejme nejaké problémy a bolo by ho treba vyškoliť, prípadne dokonca prijať krajné riešenie a nahradiť ho iným zamestnancom, zákazník oponoval, že ho nemôžu vyhodiť, lebo práve tento zamestnanec je najlepším členom tímu a dostáva na riešenie najzložitejšie prípady, a preto ich logicky rieši dlhšie.

Zobrazit Galériu

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

ITPro

Linux súkromne i pracovne v2.0 (14. časť): Small Business Server

09.11.2016 14:57

Pojem Small Business Server (malý firemný server) začala používať spoločnosť Microsoft ešte v roku 2000 na označenie servera, ktorý ­dokázal plniť úlohy niekoľkých samostatných serverov. Aplikačná vrs ...

ITPro

Industry 4.0: Fikcia alebo už realita?

09.11.2016 14:52

Štvrtá priemyselná revolúcia je pomenovanie rozsiahlych zmien prudko vstupujúcich do súčasného priemyslu. Nositeľom týchto zmien je digitalizácia výroby a optimalizácia všetkých podnikových procesov v ...

ITPro

Vývoj aplikácií UWP pre Xbox One II.

09.11.2016 14:47

V predošlej časti sme ukázali postup, ako si ­vytvoriť vývojársky účet a aktivovať vývojársky režim na hernej konzole Xbox One, aby ste mohli testovať svoje aplikácie. Výhodou hernej konzoly Xbox je v ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

Kyocera - prve-zariadenia-formatu-a4-s-vykonom-a3

Najnovšie videá