Efektívne spracovanie faktúr v IFS Applications

Jednou z oblastí, ktorá vo výrobných podnikoch zostáva veľmi často neefektívna, je spracovanie dodávateľských faktúr. Typicky sa faktúry spracovávajú manuálne - v papierovej podobe s pripnutým sprievodným formulárom. Mesačné náklady na spracovanie prijatej dodávateľskej faktúry tak okrem platu účtovníka zahŕňajú náklady na zabezpečenie schvaľovacieho cyklu, náklady za oneskorené platby stratených faktúr, vr. nákladov na dohľadávanie faktúr na náhľad.

Faktúra prebehne firmou, sprievodný list sa doplní o podpisy a rozúčtovanie a následne založí. Tento proces je síce funkčný, ale niekedy sa faktúra môže stratiť či zostať u niekoho na stole pod inými dokumentami. Následne môžu hroziť niekedy aj výrazné sankcie za neskorú úhradu. Pritom existujú nástroje, ktoré dokážu tento postup zefektívniť.

V IFS Applications tieto úlohy plní modul Workflow dodávateľskej faktúry. Ten poskytuje podporu procesu na schválenie a rozúčtovanie faktúr a samozrejme uchováva faktúru (vrátane prípadných príloh) v grafickej podobe. Je kedykoľvek k dispozícii, automaticky pripojená k príjmu tovaru/materiálu, k projektu či objektu v údržbe. Po naskenovaní faktúry sa vyhľadajú a rozpoznajú všetky dôležité údaje a tie sa automaticky prenesú do ERP systému. Schvaľovací proces zlučuje všetky dodávateľské faktúry, a to tak elektronicky spracovávané papierové faktúry, ako aj faktúry prijaté cez e-mail, EDI či iným spôsobom.

"Vyťažovanie faktúr je proces, ktorý pracovníkom účtarní ušetrí čas, zníži chybovosť a zrýchli prácu," popisuje Pavel Bláhovec, riaditeľ obchodu a supportu IFS Czech. "Pre firmu je taký proces efektívny, ale pre účtovníka znamená prácu navyše so skenovaním faktúr. Aký úžitok to prinesie účtovníkovi? Ak sa tento proces spojí s automatickým vyťažením údajov z faktúry - ušetrí čas, zrýchli prácu a zníži chybovosť. Účtovníčka či fakturantka síce venuje čas naskenovaniu, ale potom iba kontroluje rozpoznané údaje. Výsledkom tak môže byť zníženie manuálnej práce o 75 % - 90 % a zníženie nákladov na spracovanie faktúry až o 80 %."

VÝHODY:

• Rýchlejší priebeh faktúry firmou.
• Avízo a eskalácia, ak faktúra u niekoho zostane „visieť".
• Nemožnosť straty faktúry = garancia včasnej úhrady -> odpadá riziko penále.
• Okamžitý náhľad pri dohľadaní - úspora času účtovníčok.
• Ekologický proces -> úspora papiera.
• Jedno miesto pre všetky typy faktúr - papierová, PDF či EDI.

IFS Applications spolupracujú s QINVE, čo je nástroj na inteligentné vyťaženie údajov z faktúr. QINVE dokáže spracovať faktúry zo skenera alebo z e-mailu a preniesť ich do štandardu IFS Applications, pričom nie je potrebná žiadna úprava, čo minimalizuje náklady na zavedenie. Výhodou je, že systém je služba, ktorá sa stále učí. Ak sa na faktúre nerozpoznajú všetky údaje správne, odovzdá sa na naučenie a nabudúce už dôjde k jej správnemu rozpoznaniu, a to bez dodatočných nákladov na učenie. „Modul IFS Applications - Workflow dodávateľskej faktúry - je v spojení s QINVE veľmi výkonný nástroj, ktorý poskytuje nielen preukázateľné úspory, ale súčasne posúva ďalší proces vo firme na špičkovú úroveň. Využitie je možné v IFS Enterprise Exploreri, na webovom portáli aj v mobilnom telefóne či tablete," dopĺňa Pavel Bláhovec.