Image
11.8.2016 0 Comments

Dokumenty už jedine digitálne. Technológie sú pripravené, nie je už na čo čakať

Digitalizácia je jasný trend práce s dokumentmi vo firmách, ktoré chcú fungovať efektívne a zvyšovať svoju konkurencieschopnosť. Aj do tejto oblasti výrazne zasahujú cloudové technológie.

Aj keď firmy stále viac komunikujú medzi sebou aj so štátnou správou elektronicky, stále treba počítať so spracovaním papierových dokumentov. Vyhľadávanie a archivovanie listinných dokumentov je pritom zdĺhavé a drahé. Preto sa papierové dokumenty digitalizujú, aby bolo možné so všetkými podkladmi pracovať v elektronickej podobe a nastaviť jednotné procesy na ich odovzdávanie, spracovanie a archivovanie. Hlavným prínosom digitalizácie je však predovšetkým úspora nákladov na archiváciu a skladovanie stohov papierových dokumentov. Riešenie na digitalizáciu sa dá pritom zaobstarať aj bez akýchkoľvek investičných nákladov – formou služby poskytovanej outsourcingovým dodávateľom. Digitalizovať možno aj existujúci papierový archív a jeho obsah sprístupniť zamestnancom na základe používateľských oprávnení. Do digitálneho archívu sa následne pridávajú všetky ďalšie dokumenty, ktoré dorazia do firmy v papierovej aj elektronickej podobe, napríklad aj vrátane správ z Dátovej schránky.

Vyťaženie papiera

Digitalizácia listinných dokumentov má dve hlavné formy. Tá základná je prosté skenovanie listov, zmlúv, faktúr, dodacích listov a ďalších papierových dokumentov, ktoré do firmy prichádzajú. Digitalizovaný obraz dokumentu je následne podľa firemných procesov spracovaný a uložený do digitálneho archívu. Na tento účel stačia firme bežné dokumentové skenery alebo multifunkčné tlačové zariadenia, možno využiť aj skenovacie služby externého poskytovateľa. Nevýhoda tejto metódy je tá, že nie je digitalizovaný obsah dokumentov, takže v ňom napríklad nemožno vyhľadávať. Digitalizované obrazy dokumentov sa preto opatria tzv. metadátami, zjednodušene povedané, menovkami charakterizujúcimi ich obsah.

Pokročilá metóda digitalizácie zahŕňa aj vyťaženie ich textového obsahu, ktorý je úplne digitalizovaný a vďaka tomu môže byť spracúvaný elektronickou cestou. V digitálnom obsahu dokumentov možno nielen rýchlo vyhľadávať, ale ho aj automaticky odovzdávať do ďalších podnikových systémov, ako je účtovníctvo, ERP či manažérske systémy. Pokročilú digitalizáciu a vyťaženie obsahu dokumentov rieši špecializovaný softvér, ktorého nasadenie sa oplatí skôr veľkým firmám a organizáciám, ktoré potrebujú digitalizovať značné množstvo papierových dokumentov a pracovať s ich obsahom.

Na archivovanie dokumentov v elektronickej podobe treba, samozrejme splniť aj určité legislatívne požiadavky, ktoré ustanovuje zákon č. 227/2000 Z. z. o elektronickom podpise. Aby mal elektronický dokument dostatočnú právnu oporu (a mohol slúžiť napríklad aj ako dôkaz v prípadnom súdnom spore), musí byť zabezpečená jeho nemennosť, právna zodpovednosť a doba vzniku. Preto sa digitálne dokumenty opatrujú elektronickým podpisom alebo kvalifikovanou časovou pečiatkou.

Dokumenty pod kontrolou

Digitálne spracovanie a uchovávanie dokumentov umožňuje aj detailnú kontrolu ich využitia konkrétnymi zamestnancami. Prístup k dokumentom možno riadiť na základe prepracovaného systému oprávnení na úrovni pracovných skupín (tímov či oddelení) aj jednotlivých používateľov. Vždy je zaznamenávaný dátum a čas prístupu zamestnancov ku konkrétnemu dokumentu aj spôsob, ako s ním pracovali (prehliadanie, tlač, odoslanie e-mailom atď.). Rovnako možno sledovať aj vývoj jednotlivých verzií dokumentov a vykonané úpravy.

Ďalšiu úroveň kontroly nad digitálnymi dokumentmi predstavujú bezpečnostné systémy, ktoré chránia citlivé dokumenty pred odoslaním mimo podnikovej siete, vytlačením alebo uložením na externé médium (USB flash disky a pod.). Digitalizácia dokumentov je pritom jeden zo základných predpokladov ich zabezpečenia pred zneužitím, neoprávneným pozmenením či odcudzením. Pri správne nastavených pravidlách pre pravidelné zálohovanie dokumentov je digitalizácia takisto najlepší prostriedok ochrany pred stratou dôležitých dokumentov.

Kdekoľvek a kedykoľvek

Digitalizácia dokumentov sa stáva štandardom, ale firmy, ktoré chcú získať a udržať si konkurenčnú výhodu, idú dnes ešte o krok ďalej. Aktuálna požiadavka je sprístupnenie archívu dokumentov nielen z prostredia firemnej siete, ale aj z akéhokoľvek zariadenia pripojeného k internetu. Okamžitý mobilný prístup ku všetkým potrebným podkladom ocenia nielen manažéri a obchodníci na cestách, ale rovnako aj ďalší zamestnanci, pracujúci z rôznych dôvodov aspoň občas z domova či iného miesta. Obeh dokumentov vo firme sa tým výrazne zrýchľuje, pretože možno v podstate odkiaľkoľvek schvaľovať pracovné cesty, faktúry či zmluvy alebo dopĺňať prílohy k aktuálne spracúvaným dokumentom.

Sprístupnenie dokumentov mimo firemnej siete, samozrejme, prináša aj isté riziká, spojené so zariadeniami, v ktorých ich budú zamestnanci používať. Počas prenosu po internete síce možno dokumenty ochrániť šifrovaním, ale hlavný bezpečnostný problém predstavuje strata či odcudzenie mobilného zariadenia (notebooku, tabletu alebo smartfónu), v ktorom zamestnanci dokumenty používajú.

Cloudové služby sa postarajú o sprístupnenie firemných dokumentov vo všetkých zariadeniach vybavených internetovým prehliadačom a prístupom k internetu bez toho, aby to pre firmu znamenalo riziko straty či odcudzenia dôležitých dát. Sprevádzkovanie služby nevyžaduje zdĺhavú analýzu a implementáciu, všetko je nastavené a sprevádzkované v priebehu niekoľkých dní. Nie je potrebné ani časovo náročné školenie používateľov – práca s dokumentmi v mobilných zariadeniach je veľmi intuitívna, takže postačí len krátke zaškolenie. Solídny dodávatelia cloudových riešení na mobilný prístup k dokumentom ponúkajú k svojim službám aj prehľadné materiály a poskytujú používateľskú podporu.

Nižšie náklady a vyššia efektivita

Platformy na mobilný prístup k dokumentom možno rozdeliť na tradičné riešenia, prevádzkované priamo firmou, ktorá ich využíva, a cloudové služby, za ktorých prevádzku a dostupnosť zodpovedá externý dodávateľ. Cloudové služby na sprístupnenie digitálnych dokumentov v mobilných zariadeniach majú pre firmy hneď niekoľko zásadných prínosov. Predovšetkým sa firma vyhne investíciám do vlastnej inšpekčnej infraštruktúry, zloženej z potrebného hardvéru a softvéru, pretože celú službu čerpá na základe predplatného, ktoré sa najčastejšie odvíja od počtu používateľov, ktorí majú ku cloudovým službám prístup.

Návratnosť investície do digitalizácie a riešenia mobilného prístupu k dokumentom vychádza zo zvýšenej výkonnosti firmy či organizácie, úspory času zamestnancov, zefektívnenia procesov, rýchlejšieho obehu a spracovania dokumentov a zníženia chybovosti. Príslušné technológie sú pripravené a z ekonomického hľadiska nie je na čo čakať.

Autor: Radek Mrkous, Senior Merchandising & Procurement Manager CEE, společnost Office Depot


Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ emailom

Mohlo by Vás zaujímať

Technológie

Video: Robot Atlas už prejde po členitom teréne bez toho, aby ho dopredu poznal

02.12.2016 11:58

Známy výrobca robotov Boston Dynamics vydal najnovšiu verziu dvojnohého robota Atlas začiatkom roka. Teraz ho v spolupráci s Florida Institute for Human & Machine Cognition (IMHC) ďalej zlepšil. N ...

Technológie

V Indii dali do prevádzky najväčšiu solárnu elektráreň na svete s výkonom 648 MW

02.12.2016 00:16

Po ôsmich mesiacoch výstavby spustili do prevádzky solárnu elektráreň v indickom Kamuthi (v štáte Tamilnádu), ktorá sa stala najväčšou na svete a na prvej priečke rebríčka nahradila kalifornskú elektr ...

Technológie

Japonská neurónová sieť vie vyfarbiť čiernobiele obrázky. Vyskúšajte si to

01.12.2016 00:16

Máte čiernobiele fotografie, no radi by ste z nich urobili farebné? Pomôcť vám môže šikovný nástroj založený na neurónovej sieti, ktorý vytvorili japonskí akademici z tokijskej Waseda University. Nás ...

Žiadne komentáre

Vyhľadávanie

Kyocera - prve-zariadenia-formatu-a4-s-vykonom-a3

Najnovšie videá